Qué 5 cosas tienes que poder hacer con una buena herramienta de Business Intelligence hotelera

Cuando nos embarcamos en la aventura de medir, de hacer seguimiento de indicadores, y de hacerlo de la mejor forma que se puede hacer, a través de un cuadro de mandos, lo primero que nos planteamos a la hora de adquirirlo es: “yo quiero medir, tener indicadores, poder filtrar y que todos esos datos sean fiables”. ¿Pero qué más debo de poder hacer con una herramienta de BI? ¿Qué es lo “normal”? ¿Hasta dónde tiene que llegar mi herramienta?

Como en mi día a día me doy cuenta de que estas preguntas son excesivamente frecuentes entre hoteleros, hoy voy a contarles qué 5 funcionalidades son clave, para que, de esta forma, les sea mucho más fácil seleccionar una buena herramienta de Business Intelligence; una herramienta de última generación y con la que realmente puedan explotar lo máximo posible toda la potencia que los datos permiten. ¡Comenzamos!

 

  1. Cuadros de mando e informes adaptados a roles personalizados

El primer punto a tener en cuenta es que la información debe estar contextualizada y adaptada a la persona que la va a usar. Y es que de nada nos sirve tener muchos datos, incluso aunque sean de nuestra propia área, si no son los datos que necesitamos ver y nos permiten tomar las decisiones correctas.

 

  1. Información interactiva, a tiempo real

Atrás tienen que quedar los informes estáticos que se elaboraban con información de la semana pasada y se entregaban la semana que viene: esa “foto de la situación”, esa información, en este momento ya no está actualizada y puede llevarnos a cometer errores en nuestra toma de decisiones. Con áreas como el Revenue Management y sus herramientas, hemos aprendido la importancia de controlar la información a tiempo real. Y aquí hablamos de lo mismo: tener una herramienta que nos suministre la información en el momento que la necesitamos para poder reaccionar de una forma rápida y ágil, efectiva y eficiente a la hora de tomar decisiones. Al margen de que el concepto de tiempo real es indispensable en este tipo de herramientas, hay algunas consideraciones aparejas que hay que tener en cuenta para que esto se pueda cumplir y no nos llevemos sorpresas desagradables: por ejemplo, que tu herramienta de BI tenga conexión directa con la base de datos que va a utilizar, nativa a poder ser, sin sincronizaciones. De esta forma evitaremos posibles errores. También es importante que, para estar siempre informados de lo que está pasando sin tener que estar accediendo todo el tiempo a la aplicación para ello, nuestra herramienta de Business Intelligence tiene que tener disponible un sistema de alertas. Por ejemplo, podemos crear una alerta para que nos avise cuando la ocupación baje del 90%.

 

  1. Aplicación inteligente: preguntas, te responde

Ya no basta con tener una herramienta que nos suministre la información que necesitamos para que nosotros la analicemos. Hoy en día, el tiempo es oro y la automatización (procesos que no requieren de la intervención del usuario) se vuelve clave para alcanzar nuestros objetivos. ¿En qué se traduce esto? Pues en que la herramienta también te tiene que agilizar y facilitar una solución, llegar a una conclusión. Y tenlo claro: una herramienta puede llegar a mejores conclusiones que tú de una forma más rápida. ¿Cómo?

  1. A través de un proceso de aprendizaje: lo que has escuchado por ahí que se denomina “Machine Learning”: la herramienta va aprendiendo por qué sucede una determinada acción y registra ese conocimiento para tenerlo en cuenta la próxima vez. De esta forma será capaz de darte posibles explicaciones a preguntas que le traslades en próximas ocasiones. Por tanto, tu herramienta tiene que trabajar con este tipo de tecnología.
  2. Por correlación entre los datos: el sistema tiene acceso a todos los datos y puede ir haciendo comprobaciones entre ellos para realizar un análisis más eficaz del porqué se ha producido, por ejemplo, una variación en nuestro RevPar. ¿Te hace análisis a tiempo real de por qué se ha producido una variación? No te olvides de comprobarlo, esta funcionalidad te quitará mucho tiempo de estudio.
  3. A través de un buscador: no solamente te tiene que dar solución a tus problemas, poder tener KPI disponibles, acceder fácilmente a informes o filtrar datos: tienes que poder tener lo quieres cuando lo quieres. Y eso implica que, si escribes en el buscador “porcentaje de ocupación para el mes que viene del mercado alemán”, la aplicación tiene que crearte esa gráfica a tiempo real. “Bucear” en los informes para encontrar un dato no es nada eficiente; necesitas tener la información aquí y ahora.

 

  1. Herramienta colaborativa, comparte tus datos

Cuando tenemos el dato que queremos, la gráfica que buscábamos o el informe que nos están pidiendo, y queremos compartirlo, necesitamos simplemente que eso no sea un verdadero problema. Para ello, nuestra herramienta de BI tiene que tener integración con algunas aplicaciones empresariales de referencia, como Microsoft Office 365, o aplicaciones de mensajería instantánea como Whatsapp. Porque da igual que tengamos la información adecuada si no podemos hacérsela llegar de una forma ágil y rápida a la persona receptora o no podemos enviársela en un formato adecuado, entendible y que permita una interacción social.

  1. Cloud, en cualquier lugar y dispositivo

Y, por último, no podía ser de otra forma: el acceso a la información tampoco debe ser un problema. Da igual si estamos en nuestro despacho o en una hamaca de la piscina: debemos poder tener acceso a la información cuando queramos. Apuesta por una solución de BI que esté en la nube y que además puedas acceder a ella cómodamente desde tu smartphone y tu tablet. De nada te vale que tengas unos cuadros de mando magníficos, unos informes estupendos y todas las funcionalidades del mundo, si tienes limitado el usar la aplicación a tu despacho.

¿No tienes claro aún qué debe de tener tu herramienta de Business Intelligence? ¿Te parece interesante y quieres saber más? Escribe a mperera@noray.com e intentaré contestarte lo antes posible a todas tus dudas.

 

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Miriam Perera Molowny
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