Vicente Marí, director de Recursos Humanos en 7Pines Kempinski Ibiza, nos cuenta cómo su empresa ha incorporado Nivimu como plataforma de gestión integral de Recursos Humanos incluyendo control horario con reconocimiento facial.
- ¿Qué ha supuesto la implementación de Nivimu para vuestra empresa?
Ha quedado demostrado que se adapta a los cambios tan dinámicos que tenemos en hostelería: ocupación, movimientos de cliente, etc. Eso hace que necesitemos cambios de turnos y de horarios cada semana. Esta herramienta lo ha agilizado mucho y los trabajadores recibían estas comunicaciones. Igualmente mantuvimos el modelo clásico en paralelo, pero sabemos que solo con esto ya funcionamos. Aunque el jefe de departamento hiciese un comunicado a un trabajador vía teléfono o vía WhatsApp, estaba también en la plataforma.
- ¿Se han adaptado bien los trabajadores al uso de Nivimu?
Había algunos que a principio de temporada tenían que acomodarse a ello, pero al final de la temporada ya se ahorran esa llamada o ese mensaje de WhatsApp, porque ya han comprobado que el trabajador tiene toda esa información ahí. Eso es lo que me ha gustado de Nivimu y lo que me ha sorprendido: lo ágil que es para programar los horarios. Otras herramientas son un poco más rígidas.
- ¿Qué es lo que más os ha sorprendido?
El BI (Business Intelligence) aplicado a los recursos humanos, es un mundo aparte. Yo entendía que podía existir, pero es súper rápida, una herramienta que te traslada y que concentra toda la información para poder decidir más rápido. Te hace agilizar decisiones de contratación, programación, etc, para los días y semanas siguientes. A poder dar un mejor servicio y repartir mejor las cargas de trabajo. El BI te permite hacer predicciones, es un sueño hecho realidad.
- ¿Habéis ganado en comodidad gracias al login único de Nivimu que permite acceder a las plataformas de comunicación, gestión de horarios, etc?
Sí, claro. Y también ayuda por ejemplo a no mezclar aplicaciones de entornos personales con el uso profesional, por ejemplo, WhatsApp ya no se usa para comunicarse en el trabajo. Eso es una gran ventaja. Sí, se gana en comodidad. El portal del empleado, una aplicación de gestión, de comunicación… Aquí lo tenemos todo centralizado en una. No sé si hay otra aplicación así.
- Esa es un poco la idea: Nivimu está fundada por personas que vienen directamente del negocio hotelero, que conocen perfectamente las necesidades que tiene este negocio. Supongo que eso es algo que se nota.
Sí, totalmente, con ellos el entendimiento ha sido muy bueno desde el principio. Nosotros hablamos con otras empresas que ofrecían productos similares, y cuando les explicábamos algunas cosas que necesitábamos, nos miraban raro. Oye, nosotros es que abrimos las veinticuatro horas, siete días a la semana, somos como hospitales, no somos una empresa que abre de lunes a viernes. Cuando esas cosas las explicas a un generalista, te miran raro. Con ellos, fue fácil desde el minuto uno. Estamos en la misma línea para facilitar el trabajo.
- 2020 será recordado como el año de la Covid-19, ¿qué ha supuesto para vosotros empezar a utilizar esta herramienta este año?
Ha sido un año raro para implementarlo, pero nos hemos arriesgado y estamos todos muy contentos. Cuando se implementa algo nuevo siempre hay un poco de ruido al principio, pero luego hemos ido afinándola. Lo bueno que tienen es que, al ser una empresa nueva y joven, son muy flexibles y rápidos trabajando: adaptan y modifican lo que necesitas.
Con la llegada de la pandemia, nosotros teníamos el tema de que no se podía fichar manualmente, haciendo click, y ellos nos propusieron el fichaje mediante reconocimiento facial. Se afinaron un poco las cámaras, y listo. Ha sido un año que nos ha servido como adaptación, y el año que viene ya estaremos más preparados y ya lo podremos usar de una forma mucho más eficaz. No ha sido una temporada normal, pero seguro que el año que viene todos los problemas ya están salvados, lo tenemos hecho a medida. Incluso nos ha servido que sea un año “intermedio”.
- ¿Cómo os habéis adaptado a esta nueva modalidad de fichaje?
El fichaje mediante reconocimiento facial no requiere apenas conocimiento técnico, es simplemente acercarse a la cámara, te reconoce, y ya. Y luego con el resto de la plataforma la adaptación ha sido rápida porque la herramienta es muy intuitiva. No todo se ha implantado durante esta primera temporada. Nos interesaba implementar la entrada y la salida, la gestión de turnos… Y ya la parte del empleado la tenemos proyectada para el año que viene. Ya hemos testado los errores y hemos afinado para que trabajen con todas nuestras preferencias.
- ¿Ha habido alguna diferencia a la hora de asumir este nuevo sistema entre empleados más jóvenes y otros más mayores?
No te creas. Aunque tenemos muchos empleados jóvenes, el personal de mayor edad también usa muy fácilmente la herramienta. Es muy intuitiva. Yo tenía algo de miedo porque, aunque hemos implantado otras herramientas para otros aspectos, como el e-learning por ejemplo, ahí sí que habíamos tenido más problemas. Pero Nivimu, que la tenemos enfocada al aspecto de comunicación y registros, sí que les ha servido mucho.
De hecho, nos ha venido muy bien durante el período de cuarentena porque las comunicaciones con los empleados las podíamos hacer a través de ella, y también podíamos documentar las firmas, certificarlas, etc. Antes, a gente que estaba en Barcelona o Granada, por ejemplo, les decíamos que ya firmarían cuando llegaran aquí. Ahora, con Nivimu no ha habido que esperar, les hemos podido enviar la documentación, ellos la firmaban ahí mismo y nos la devolvían. Todo en la misma plataforma. Eso nos ha ayudado mucho, sobre todo en el período de inicio de temporada.
- Imagino que eso implica un gran ahorro de tiempo y costes respecto a las soluciones que manejáseis antes, ¿no?
Hombre, antes tuvimos un intento fallido con otra plataforma parecida, y al empezar a trabajar con esta herramienta hemos mantenido en paralelo el soporte papel, a modo de doble control.
Pero sí, con ella ahorramos muchísimo por ejemplo en cuanto a información: está toda integrada en su sistema, toda la visualización y el planning en vivo y en directo. No tienes que estar trasladándola de un papel a un excel, de ahí a una macro, de ahí a un BI… Aquí todo va directamente a la máquina. Se ha agilizado mucho en tiempo, tanto tiempo de trabajo como tiempo para leer los datos.
- ¿Ha supuesto un desafío implementar Nivimu para vuestra empresa?
En nuestro caso no. Comunicarse y documentar esa comunicación no ha costado, ya teníamos antes otra plataforma para gestionar incidencias y demás, y ya veían la utilidad de no tener que concertar una reunión con el trabajador, etc. El trabajador puede estar en la punta norte del resort, y el manager en la punta sur. Y la comunicación se manda para avisar de cualquier incidencia, cambio, nuevo protocolo, etc. Se envía digitalmente, se verifica que ha sido recibida por el trabajador, y ese trabajador la leerá cuando tenga ocasión. Se ahorra todo el tiempo de trasladarse, reunirse, explicarlo y demás.
Eso no ha sido difícil de implementar, porque ellos ya lo habían hecho de otra forma a su manera, con otras plataformas para el uso diario mediante grupos en el que enviaban algunas comunicaciones. Pero con Nivimu tienes un backup de esas comunicaciones, y ha sido muy fácil. Yo tenía más miedo a la hora de trabajar con la herramienta planificando o programándolos horarios.
Cada maestrillo tiene su librillo, y cada maestrillo tiene su ‘excelcillo’. Cada uno podía hacer las cosas a su manera, y al usar esta plataforma tuvieron que adaptarse, pero se cogieron muy rápido. También te digo que es porque la herramienta lo permite. Programar horarios o hacer cambios se hace muy ágil con esta herramienta. Yo creía que sería más difícil con los managers, pero la han aceptado muy bien. Estas facetas, comunicación y agilidad, en otras herramientas no la tenían, así que no les ha costado abandonar su librillo.
- De cara a los empleados, ¿cómo crees que les ha impactado el uso de Nivimu?
Ha sido bastante transparente para ellos, no les ha afectado. Más allá quizás del efecto disuasorio del fichaje mediante reconocimiento facial… Pero en eso tenemos suerte y no había gente que haya cambiado de actitud porque saben que tienen que fichar a tiempo. Al principio quizás hacían algunas bromas y demás, pero a nivel de desempeño, ningún problema.
Por otro lado, es que tampoco ha habido un nivel de ocupación como para hacer grandes comparaciones, es lo que te digo todo el rato, es una temporada rara. Pero para próximas temporadas entiendo que sí habrá mayor impacto, también cuando conectemos con otras plataformas para que tenga más información.
Ahora tenemos puentes para conectar Nivimu a otras fuentes de información, pero a día de hoy, sin una integración a nivel de interfaz. En breve haremos algunos cambios y sí tendremos esa conexión con terceros, en tiempo real, etc.
- ¿Hasta qué punto has notado la personalización que permite Nivimu para que sea “vuestra” herramienta?
Eso es lo que nos decidió a apostar por ella. Aunque estaba en una fase muy inicial, ver que nacía de una buena idea, de alguien del sector, de fácil entendimiento. Vimos que se adaptaba al 100% a nuestro estilo, y lo que necesitábamos, lo teníamos muy pronto.
Igual que con los módulos, cogimos los que realmente nos interesaban. Otros quizás a día de hoy no nos interesan y no queremos dedicarles tiempo y memoria, pero tal vez más adelante sí.
- En su momento, Excel permitió que el trabajo que requería a diez contables pudiese hacerlo uno solo, y el resto pudieran dedicarse a otras funciones para hacer crecer su empresa o mejorar el servicio. ¿Has notado algo similar con Nivimu?
Sí. Antes había que recopilar diferentes horarios, de diferentes equipos, yendo a buscar a cada jefe de departamento, en diferentes tiempos, y luego tenías que trabajarlos por separado, etc. Ahora está todo centralizado y es automático. Con un vistazo rápido ves toda esa información, al momento, te agiliza mucho y ya no necesitas esa dedicación para juntar todos los datos, que podían suponer cuatro horas. Incluso te permite hacer simulaciones para las semanas posteriores y así hacer unos cálculos orientativos.
Luego también notamos, por ejemplo, que el acceso a la documentación está centralizado y es accesible en cualquier momento. Nosotros tenemos gente trabajando de noche que quizás necesita acceder a un documento, pero no puede hacerlo hasta que llega el superior, ahora con Nivimu sí tiene el permiso necesario puede verlo en cualquier momento y desde donde quieran. Hemos ganado mucho por ahí.
Y también en cuanto a reportes. Hay actividades que son recurrentes, como días de vacaciones, días extras y similar, el reporte es mucho más ágil y rápido, es en tiempo real.
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