Hoy, en ITH entrevistamos a Iván Bódalo, subdirector de VIVOOD Landscape Hotel, que se ha enfrentado a la crisis del Covid19 apoyándose en soluciones BI como las de Fairmas para adaptar en el hotel sus procesos internos y posicionándolo como uno de los de mayor ocupación de la provincia de Alicante y mejor reputación online en España.
¿Iván, supongo que el 2020 ha sido todo menos lo que habías previsto?
Efectivamente, la pandemia trastocó todos nuestros planes y presupuestos que había marcados para el 2020. La Covid ha supuesto un duro golpe para todo el sector. Ha sido un año muy complicado, pero al mismo tiempo ha sido todo un reto sobreponerse ante una situación nunca antes vivida.
Gracias al trabajo y al esfuerzo de todo el equipo del hotel, hemos tomado las decisiones más acertadas para recuperar la confianza de los huéspedes y gracias a las características diferenciadoras de VIVOOD, hemos logrado cifras de ocupación muy positivas; VIVOOD está ubicado en Benimantell, en plena naturaleza y aislado de aglomeraciones, con habitaciones independientes y amplios espacios exteriores.
Imagino que habréis pasado por momentos donde habrá sido muy difícil tomar una decisión ¿Cómo habéis afrontado esta situación y qué decisiones habéis tomado para no tener que cerrar ningún día?
Esta situación la hemos afrontado con optimismo y unidos en equipo a pesar de la distancia.
Hemos trabajado marcando objetivos claros pero realistas y que pudieran alcanzarse. Cada una de las decisiones se han tomado analizando la situación en la que nos encontrábamos, observando la evolución del sector y la demanda y poniendo en el centro a nuestros huéspedes, su seguridad y su satisfacción. Eso nos permitió abrir en junio de 2020, recuperar al 100% de los trabajadores y no cerrar ningún día desde entonces. A partir de ahí, hemos ido trabajando sin descanso para ofrecer a nuestros huéspedes una experiencia igual de única y exclusiva que antes de la pandemia. No hemos bajado el nivel de exigencia ni tampoco el nivel de calidad de nuestros servicios, más bien al contrario.
Por otro lado, es cierto que la pandemia alteró nuestra forma habitual de trabajar. Antes de la crisis ya teníamos establecida una agenda con reuniones todas las semanas, en concreto los miércoles, para actualizar la previsión semanal que cada departamento prepara previamente. Primero, el departamento de Rooms Division marca su previsión de ocupación, a continuación, le sigue recursos humanos y, por último, el departamento financiero. Es una cadena de trabajo indispensable para hacer que la maquinaria funcione. Precisamente, esta tarea rutinaria semanal es la que hemos digitalizado con las soluciones de Fairmas.
¿Desde cuándo trabajáis con Fairmas y cuáles fueron las razones por las que los escogisteis para vuestro control y previsión financieros?
Trabajamos con Fairmas desde 2018. Escogimos Fairmas porque con FairPlanner se puede planificar nuestro Forecast semanalmente en cuestión de minutos, cuando antiguamente invertíamos horas. Además, son soluciones Cloud donde todos podemos acceder a los datos simultáneamente, desde cualquier lugar.
Para mí, como hotelero, es indispensable que los datos se entreguen actualizados en tiempo real y sean totalmente fiables, ya que nos basamos en el análisis de estos KPIs para tomar decisiones. Ahora somos más productivos en nuestra gestión financiera.
Hace poco han desarrollado un nuevo cuadro de mando donde se presentan los KPIs de forma gráfica con comparación de las previsiones de cada partida. Son soluciones muy intuitivas y fáciles de usar. Constan de diferentes módulos de gestión y se pueden extraer reportes rápidamente.
Generalmente, la implantación de nuevos sistemas suele ser un quebradero de cabeza para el hotelero ¿Cuál fue vuestra experiencia con Fairmas?
Para nosotros ha sido muy cómodo. La implementación de FairPlanner fue muy simple. Se basa en el Plan de Cuentas hotelero y de reportes, USALI, que, aunque nosotros ya lo usábamos, no hubo inconveniente. Es una solución estándar, totalmente adaptable y lista para usar.
Con Advanced Revenue Planner no hemos tenido que hacer nada. Desde el departamento técnico lo han conectado con nuestro PMS sin ninguna complicación. Y en el caso de PickupTracking, tenemos un seguimiento de reservas en tiempo real, incluso con su APP móvil podemos acceder desde cualquier lugar y esto nos facilita muchísimo nuestro trabajo.
¿Habéis preparado un presupuesto para el 2021?
Sí, por supuesto. Es imprescindible contar con un presupuesto.
El presupuesto para 2021 lo preparamos a final del año 2020. A pesar de que los datos desde marzo de 2020 estaban condicionados por la pandemia y no eran del todo útiles, hemos seguido trabajando sobre escenarios previsibles Forecasts que hemos ido ajustando poco a poco, y aunque puedan ocurrir varios cambios inesperados, hemos aprendido a adaptarnos y acercarnos a la realidad. Ahora estamos preparados para actuar con más rapidez a actualizar las previsiones.
¿Dirías que las soluciones de Fairmas os han ayudado en este proceso?
Así es. Con las soluciones de Fairmas podemos tener lista una previsión futura en un par de horas cuando antes era bastante más difícil o casi imposible tener un Forecast listo semanalmente.
¿Hay alguna otra recomendación que te gustaría compartir con nuestros lectores?
Es imprescindible invertir en la digitalización de procesos financieros, incluso te diría que no es una opción, sino una obligación. Una buena gestión de los gastos e ingresos repercute positivamente en la calidad y medición de la rentabilidad de nuestro hotel y conlleva un beneficio para todas las partes, tanto en ahorro de recursos humanos como en la ganancia final del negocio.
Fairmas nos ha aportado una nueva visión. La de trabajar en equipo, con una plataforma colaborativa. La unión de los departamentos más influyentes de un hotel como son los de Revenue Management y dirección financiera, es clave para hacer una correcta evaluación de la rentabilidad de una propiedad desde distintos enfoques. Además, Fairmas nos involucra en este hábito, el de un seguimiento rutinario de la gestión presupuestaria.
Los valores de Fairmas se rigen por el trabajo bien hecho. Fairmas nos escucha, identifica nuestras necesidades, y trabaja para intercambiar nuevos conocimientos y experiencias que implementa en sus herramientas.
Iván Bódalo, subdirector de VIVOOD Landscape Hotel.
Sobre Fairmas
Fairmas es una empresa tecnológica alemana que desarrolla herramientas de planificación financiera y Revenue Management exclusivamente para hoteleros. Con más de 15 años de experiencia en el sector, Fairmas es un partner de confianza y suma, hasta la fecha, +5.000 clientes con +15.000 usuarios en todo el mundo. Su sede se encuentra en Berlín y cuenta con otras oficinas de representación en España y Holanda. Sus soluciones BI permiten monitorizar, consolidar y reportar los gastos e ingresos de la cuenta de explotación de una o varias propiedades hoteleras. Fairmas permite simplificar su planificación financiera y monitorizar sus procesos presupuestarios (Budgeting/Forecasting), así como, consolidar sus reportes de KPIs a través de la estandarización con el modelo de Plan de Cuentas hotelero USALI “Uniform System for the Lodging Industry” para evaluar la rentabilidad de varias propiedades hoteleras de diferentes estructuras departamentales. Con las más de 70 interfaces que Fairmas ha desarrollado con sistemas de terceros: PMS, sistemas contables, RMS o BI los hoteleros pueden contar con sus KPIs actualizados automáticamente y en tiempo real.
Imagen 1: Escenarios What-If en FairPlanner