«Best Case & Worst Case scenarios»: escenarios financieros para planificar la nueva normalidad – Parte 2

Las soluciones BI de Fairmas en Planificación Financiera y gestión de costes e ingresos, permiten plantear y calcular automáticamente diferentes situaciones financieras para adaptarse con rapidez a cambios de factores directos por el Coronavirus u otros factores que nos podamos influir.

Todavía a estas fechas, hay hoteles que se preguntan si reabrir en el verano. Tienen una ligera idea de cuáles van a ser sus cifras de ocupación; algunos, sin embargo, han arriesgado la Semana Santa y han probado a abrir. Otros hoteleros están pasando por su mejor momento siendo propiedades en destinos de montaña.

Nos encontramos con diferentes perfiles y situaciones que sin embargo cuentan con un denominador común. Nada de lo que ha ocurrido ha sido hasta ahora previsible o al menos se ha acercado a una tendencia de años pasados.

La industria hotelera ha viajado los últimos meses sin brújula. Pero, aunque suene a tópico, se debe planificar aun cuando creamos que los datos pasados no sean útiles; al menos, éstos, nos van a servir como referencia.

Las ventajas de calcular automáticamente cálculos hipotéticos

Con los escenarios hipotéticos What-If, Directores de Hotel y responsables departamentales pueden sacar diferentes conclusiones ante diferentes escenarios que se acerquen más o menos a la realidad o muy probablemente o poco probable vayan a ocurrir.

Antes de la pandemia, estos escenarios se utilizaban para comparar el impacto que podría suponer a la cuenta de resultados de un hotel, un cambio interno por decisiones internas. Por ejemplo: la reforma de habitaciones, organización de eventos o renovación de vajilla en los 5 restaurantes.

Pequeños cambios que suponían una presupuestación necesaria.

Pero ante la incertidumbre del Coronavirus, se necesita una mayor transparencia para identificar cuáles son las oportunidades de un negocio en un futuro próximo o lejano. Se deben tomar decisiones de mayor peso o más cruciales que no son tan fáciles de tomar porque van a impactar en la gestión y rendimiento de un hotel de forma más agresiva.

La buena práctica: Best & Worst Case Scenarios

Primero, un análisis de los costes en los departamentos operativos y no operativos, nos ayudarán a observar al detalle, desde la parte contable y centro de costes, cuál es el mínimo impacto que pueda afectar a la cuenta de resultados. David Lund, experto en coaching financiero anota que “Every line has an owner”. Cada ajuste en cada uno de los costes de un departamento y la involucración de cada empleado en la planificación financiera es sumamente relevante.  Y esto, FairPlanner, permite ponerlo en práctica ya que las soluciones BI de Fairmas, son una plataforma colaborativa, con acceso de usuarios ilimitado donde todos pueden formar parte del proceso presupuestario.

En la imagen 1 se observan los diferentes escenarios los que se pueden realizar ajustes en los escenarios What-If denominados en este ejemplo: Worst-Best Case; aunque también podrían denominarse, “versión” del último Forecast.

 

 

 

Imagen 1:  Escenarios What-If en FairPlanner

Teniendo en cuenta todos los KPIs, la función What-if les ayuda a crear diferentes escenarios para tomar la decisión más acertada basada en principios económicos fundamentales y sobre todo con datos de calidad extraídos de fuentes de datos automatizadas.

Cada escenario es comparable entre ellos y con los costes del sistema contable reales y de años pasados así como ventas de reservas previstas reales y en años pasados. Esto permite analizar el impacto de diferentes estrategias de ventas que conlleven a una mayor rentabilidad. Por ejemplo, el escenario con el margen más alto de beneficio o “Best-Case”, definirá cuál es el número de habitaciones a la venta y la tarifa correspondiente de venta en el mejor de los casos.

Finalmente, para adaptarnos a la situación que nos encontramos ante una nueva normalidad, crear escenarios hipotéticos What-if es el método más adecuado en planificación financiera, que asegura a los directivos hoteleros a medir su mayor rentabilidad y ventaja competitiva frente a otros, a medio y largo plazo.

Ante estas situaciones inesperadas, es necesario escoger un software de planificación financiera adecuado que contenga la función What-if, como puede ser FairPlanner donde más de 4.000 hoteleros ya trabajan con esta herramienta de planificación de costes e ingresos.

Crear el presupuesto de 2021 es imprescindible

El año 2020 finalizó para muchos hoteleros con una gran pregunta, ¿voy a necesitar crear un presupuesto para 2021? O, ¿Cómo voy a crear un presupuesto si no tengo datos cercanos o basados en la realidad en la que me encuentro con los que basarme?

Desde Fairmas, la respuesta a la primera pregunta es un sí rotundo, es imprescindible crear un presupuesto, que nos sirva de guía.

 

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086