Rompiendo mitos: cómo el PMS facilita la operativa hotelera diaria

Si has nacido como yo en el siglo pasado, entonces tal vez aún recuerdes aquellos tiempos en los que los hoteles se reservaban yendo a una agencia de viajes o llamando al mismísimo hotel por teléfono tras buscarlo en las páginas amarillas. Tal vez recuerdes que al llegar debías cumplimentar (a mano) numerosos formularios, tras los que un amable recepcionista te daba un trozo de plástico o madera con el número de tu habitación impreso que estaba ligado a la llave de tu habitación.

Los nacidos en los 80 hemos visto de primera mano cómo el mundo pasaba de ser analógico a ser digital y cómo esto se filtraba poco a poco a lo cotidiano hasta transformar completamente nuestro día a día. Esto no puede ser más cierto en el mundo hotelero, donde la tecnología digital nos ha permitido evolucionar la operativa hotelera diaria.

Si echamos la vista atrás, la incorporación de los PMS hoteleros ha sido sin duda un gran punto de inflexión que ha permitido articular las diferentes funcionalidades de la vida digital dentro de la ya mencionada operativa hotelera diaria. Si tienes un hotel, es posible que en estos momentos estes temblando ante la simple mención de PMS hotelero y estes imaginando un proceso tedioso de implementación, a tu equipo sufriendo el proceso de adaptación a la innovación y, lo más preocupante, un gasto económico desorbitado.

Si es el caso, te recomiendo que leas todo el artículo ya que en las próximas palabras voy a mostrarte por qué el PMS es una inversión (no un gasto) clave para tu hotel.

El PMS como inversión estratégica

El PMS no es un gasto, no es un mero apunte negativo en tu cuenta de explotación. Si bien, a nivel contable, es donde probablemente sea más visible, te garantizo que un PMS hotelero llevado al máximo de su potencial va a tener impacto positivo en todas las líneas económicas de tu plan de cuentas:

  • Crecimiento de la primera línea: aportando datos y herramientas al equipo comercial para llenar el hotel con el mejor RevPar.
  • Reducción de costes innecesarios: centralizando las compras y reduciendo costos de transporte o las mermas de productos en F&B.
  • Mejora de la operativa diaria: con procesos más eficientes y mejor comunicación entre departamentos que optimiza los recursos.

Por eso, tal como adelantamos en el titular, ha llegado el momento de desmontar todos esos mitos que podrían llevar a pensar que un PMS es más una fuente de quebraderos de cabeza que una solución para simplificar la operativa diaria en el hotel.

Impacto del PMS en la operativa hotelera diaria

Te propongo algo: vamos a revisar el guest journey actual de uno de tus huéspedes para ver cómo un PMS puede ayudarte a ofrecerle la mejor experiencia posible en tu hotel y que este se convierta en el «must» para sus estancias:

Reservar el hotel:
Atrás quedaron las páginas amarillas y la llamada telefónica. Tus huéspedes hoy, en su mayoría, te van a encontrar desde una de las tantas plataformas de búsqueda de hoteles o viajes donde van a hacer su reserva de forma rápida y sencilla.

  • Sin PMS hotelero: vas a recibir un correo electrónico o tendrás acceso a una intranet, donde dispondrás de los datos que deberás trasladar a tu sistema de gestión, ya sea analógico o digital.
  • Con PMS hotelero: el PMS estará conectado directamente con la plataforma de reservas, de manera directa (vía API) o bien mediante un proceso de scrapping del correo electrónico, que tomará los datos de la reserva y los trasladará automáticamente al PMS, creando las reservas y todos los registros digitales necesarios incluyendo las observaciones de los huéspedes.

Llegada al hotel:
Es la hora de tomar todos los datos de los huéspedes que reclama la ley de hospedajes (unos cuantos) para poder culminar el proceso de check-in y la deseada entrega de llave de la habitación.

  • Sin PMS: hotelero: toca trasladar los formularios en papel para que los huéspedes cumplimenten todos sus datos y firmen el parte de viajeros, mientras nos dejan sus documentos de identidad y los fotocopiamos.
  • Con PMS hotelero: podríamos haber programado correos de pre check-in con lo que todos los datos de los huéspedes ya estarían en nuestro sistema y solo faltaría comprobar las identidades con los documentos.Si no lo han hecho, podríamos pasarles una tablet donde podrían cumplimentar los datos de una manera mucho más ágil y estos irían directamente al PMS, incluyendo las firmas del parte de viajeros o las tasas turísticas.

Durante la estancia:
Los diferentes equipos del hotel van a necesitar comunicarse entre ellos para atender las necesidades de los huéspedes: ¿Qué habitaciones están limpias y listas para la entrada? ¿Qué pensión ha pagado el huésped? ¿Dónde estaba el grifo roto? ¿A qué hora me dijo el huésped que quería reservar el spa?

  • Sin PMS hotelero: normalmente, el equipo de recepción va a recibir llamadas (muchas) de todos los equipos del hotel y/o de los huéspedes con relación a las diferentes operaciones y peticiones.
    Estos las anotaran en una libreta o, en el mejor de los casos, en alguna aplicación tipo Excel donde queda un registro que hay que ir consultando de manera proactiva para no olvidar nada.
    Pero tranquilo, todo queda en el CRM… aunque en este caso el CRM sería el “Cuaderno de Recuerdos Memorables” que habría que consultar manualmente pasando sus páginas.
  • Con PMS hotelero: no hay porqué llamar a nadie. El PMS nos ha generado el diario de Housekeeping y propuesto las rutas de limpieza más eficientes en función del personal disponible.
    La localización de las habitaciones y las tareas a hacer en cada una de ellas incluyendo, oh si, los comentarios que otros equipos hayan ido añadiendo con peticiones de huéspedes.
    En el restaurante, al acercar la llave de la habitación al TPV, este extrae del PMS el nº habitación, turno de comedor elegido, pensión o servicios adicionales contratados junto con las preferencias o anotaciones de los equipos del hotel.
    ¿Recuerdas el grifo roto? ¿No? Tranquilo, el equipo de pisos registró una incidencia de mantenimiento y el técnico tiene toda la información que necesita para repararlo mientras los huéspedes están en el spa que reservaron para las 12:00.
    ¿Lo mejor de todo? Todo queda registrado en tu CRM integrado en el PMS, por lo que conocerás mejor a tus huéspedes y podrás ofrecerles productos y servicios de manea proactiva para fidelizarlos de por vida.

Tras el check-out:
Una parte clave de la gestión hotelera es la anticipación: estar preparados con personal y recursos para los picos de ocupación, optimizar las ventas trasladando habitaciones entre cupos en función de su rendimiento, preparando con antelación la visita de tus mejores huéspedes…

  • Sin PMS hotelero: ¿Recuerdas tu “Cuaderno de Recuerdos Memorables”? Lo tienes a tu entera disposición junto con el sistema que tengas en tu hotel para llevar un registro de ocupación, ingresos y otros indicadores que consideres importantes.
    Si tu hotel es turoperado, algunas OTAs podrán facilitarte algunos datos interesantes sobre las reservas que has gestionado con ellos.
  • Con PMS hotelero: llegamos al kit de la cuestión, “el dato único”. Todos esos procesos que incluían actualizar registros en el PMS ahora van a dar sus frutos, ya que disponer de todos los datos en una única plataforma te va a permitir analizarlos para tomar las mejores decisiones comerciales, operativas y económicas.
    Tu PMS también es conectable a paneles de datos basados en Power BI donde podrás visualizar de forma sencilla cualquier composición de los datos que necesites, de forma individual por hotel o de manera consolidada a nivel cadena.

Conclusión

La hostelería es una profesión honorable, basada en el arte de acoger a los demás en nuestra casa y hacerlos sentir como en su propio hogar. Cada huésped espera ser recibido con calidez y atención en un ambiente de confort y seguridad.

La mejor forma de hacerlo es potenciando las interacciones entre personas, con un equipo hotelero disponible y a la escucha que conoce a sus huéspedes y se adapta a sus necesidades. ¿Todo lo demás? Tu PMS lo puede hacer de manera sencilla y eficiente.

Es por eso que te dejo con una reflexión final: ¿está tu equipo centrado en tus huéspedes todo lo que podría?

Escrito por: Aitor Rodríguez, Responsable de clientes de Noray

Cloudbeds y STAAH se alían para mejorar la gestión de canales de los hoteleros

San Diego, CA, 13 de mayo de 2025.— Cloudbeds, la principal plataforma de software de gestión hotelera, ha anunciado una alianza estratégica con STAAH, pionera en tecnología de distribución hotelera. La alianza tiene como objetivo equipar a los hoteleros con herramientas avanzadas para una gestión eficiente de canales.

La nueva integración ofrecerá sincronización de datos en tiempo real, gestión centralizada de inventario, informes mejorados y una experiencia de huésped optimizada – apoyando a las propiedades en impulsar los ingresos y la excelencia operativa.

A través de esta alianza, los hoteles que utilizan el sistema de gestión de propiedades líder en la industria de Cloudbeds obtendrán acceso a las soluciones de gestión de canales basadas en la nube de STAAH, mejorando las conexiones con las agencias de viajes online y expandiendo sus capacidades de reserva directa.

Adam Harris, CEO de Cloudbeds, comentó: «La estrategia de distribución separa a los líderes del mercado del resto en el panorama digital actual. Nuestra alianza estratégica con STAAH combina dos tecnologías líderes en su clase para ofrecer lo que nuestros clientes más necesitan: más oportunidades de ingresos online y eficiencia operativa. Juntos, estamos ofreciendo soluciones únicas que ayudan a las propiedades a crear experiencias excepcionales para los huéspedes.»

El esfuerzo conjunto proporcionará a los hoteleros herramientas fundamentales para optimizar sus operaciones y gestionar la distribución hotelera de manera más efectiva, permitiendo decisiones oportunas basadas en datos y una mayor satisfacción del huésped.

Cloudbeds hace parte del 2% élite de socios de conectividad del Grupo Expedia

Cloudbeds, la plataforma líder de software de gestión hotelera, ha recibido el Estado de Socio de Conectividad Élite del Grupo Expedia para 2025.

Este reconocimiento posiciona a Cloudbeds en el 2% superior de los socios de conectividad de Expedia en todo el mundo y destaca la excelencia técnica de su sistema de gestión de propiedades (PMS) líder en la industria.

Adam Harris, CEO y cofundador de Cloudbeds, afirmó: «El Estado de Socio Élite demuestra nuestro compromiso con el continuo éxito de nuestros usuarios al garantizar que triunfan en un mercado cada vez más dinámico. Esta sociedad estratégica con el Grupo Expedia no se limita a la excelencia técnica, sino que representa nuestra dedicación a mejorar continuamente la posición competitiva de nuestros clientes. No sólo estamos conectando hoteleros al Grupo Expedia, sino que juntos estamos desarrollando vías de crecimiento que generan resultados cuantificables».

Para obtener ese estado, Cloudbeds superó con creces los rigurosos criterios técnicos y de rendimiento del Grupo Expedia. Entre otros KPI, destacan una tasa de éxito de integración API del 99.7%, una tasa de éxito de reservas del 100% y un crecimiento interanual del 36% en nuevas propiedades que usan Expedia a través de Cloudbeds.

En calidad de Socio Élite, Cloudbeds colaborará directamente con el Grupo Expedia en el desarrollo de nuevos productos, con el fin de ayudar a las propiedades a obtener ventajas exclusivas en la distribución y adquisición de nuevos huéspedes.

Todos los años, el Grupo Expedia reconoce y premia a un grupo selecto de sus más de 400 socios de conectividad elegibles. Quienes reciben el «Estado Élite» son reconocidos por su excelente rendimiento técnico, conexiones de alta calidad y capacidad para impulsar crecimiento en la industria hotelera.

 

Sobre Cloudbeds

Cloudbeds es la plataforma líder que redefine el concepto de PMS para la industria hotelera, prestando servicio a decenas de miles de propiedades en más de 150 países en todo el mundo. Desarrollada desde cero para ser perfectamente unificada y escalable, la premiada plataforma de Cloudbeds reúne soluciones integradas e incorporadas que modernizan las operaciones, la distribución, la experiencia de los huéspedes y los datos y análisis de los hoteles.

Fundada en 2012, Cloudbeds ha sido reconocida por Hotel Tech Report como el mejor PMS, sistema de gestión hotelera y Channel Manager (2021-2025), por World Travel Awards como el mejor proveedor de soluciones PMS para hoteles a nivel mundial (2022), y por Deloitte en su ranking Technology Fast 500 en 2024. Para mayor información, visita www.cloudbeds.com.

Duetto anuncia la adquisición de HotStats para seguir acelerando su expansión como software hotelero y de análisis de datos

Duetto, el proveedor de software de revenue management líder en la industria hotelera, ha anunciado hoy la adquisición de HotStats, líder mundial en evaluación comparativa financiera para hoteles. Esta adquisición acelera la ambición de Duetto de convertirse en el sistema operativo definitivo de ingresos y rentabilidad de la industria, proporcionando a hoteleros de todo el mundo una visión diferenciada tanto de sus ingresos como de su rendimiento operativo en habitaciones, alimentos y bebidas, y servicios adicionales.

«Estamos encantados de darle la bienvenida a HotStats a la familia Duetto», dijo David Woolenberg, CEO de Duetto. «Al aumentar nuestra cartera de soluciones existentes con los datos de evaluación comparativa financiera de HotStats, podemos ofrecer la solución más completa de la industria para impulsar la optimización de ingresos y ganancias. Juntos, reimaginaremos las posibilidades de los ingresos y la rentabilidad del hotel».

La evaluación comparativa de la rentabilidad hotelera de HotStats impulsa la misión de Duetto de unificar todas las fuentes de ingresos en una sola plataforma. Esta nueva alianza ofrecerá a los hoteleros una visión clara y accionable de sus ganancias totales, impulsando decisiones respaldadas por datos que aumentan la eficiencia y elevan la experiencia del huésped.

«El compromiso de Duetto de transformar la optimización de ingresos y beneficios se alinea perfectamente con nuestro compromiso de ofrecer información financiera procesable», dijo Michael Grove, CEO de HotStats. «Vemos un potencial enorme al unir nuestras fuerzas, ampliando nuestro impacto para ayudar a los hoteles a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, satisfacer mejor la demanda de los clientes y optimizar la rentabilidad en todas las áreas de sus operaciones».

«Desde hace tiempo, HotStats ha sido pionera en la evaluación comparativa de la rentabilidad, y es lógico que el próximo paso de su evolución sea con un proveedor de tecnología hotelera igual de visionario», dijo Jonathan Langston, fundador y presidente saliente de HotStats.

Esta adquisición destaca el compromiso de Duetto con una expansión estratégica bajo la propiedad de GrowthCurve Capital, que adquirió Duetto el año pasado. Al desarrollar y emplear análisis avanzados, informes sólidos y una cartera de productos en constante evolución, Duetto reafirma su posición de socio de referencia para los hoteles que buscan una fuente unificada de datos sobre inteligencia de ingresos y métricas de rentabilidad. Todo el equipo de HotStats se unirá a Duetto como parte de la transacción.

Houlihan Lokey ha sido el asesor financiero, y Orrick, Herrington & Sutcliffe el asesor legal de Duetto. Gateley plc ha sido el asesor legal de HotStats. Los términos de la transacción no se divulgan.

Acerca de Duetto

Duetto es la plataforma líder en estrategia de revenue para el sector hotelero, que desbloquea los ingresos de habitaciones y espacios para eventos en más de 6.300 hoteles, casinos y resorts en todo el mundo.

Los creadores de Open Pricing, el RMS de Duetto aprovecha datos en tiempo real, análisis predictivos y herramientas de automatización para optimizar las estrategias de precios e ingresos, impulsando una mayor rentabilidad y eficiencia operativa. Con capacidades integrales de informes y previsiones, Duetto proporciona a los profesionales hoteleros la información necesaria para navegar por las complejidades del panorama turístico moderno.

Nombrado el revenue management system n.º 1 del mundo en los HotelTechAwards durante cuatro años consecutivos, de 2022 a 2025, Duetto tiene la misión de convertirse en el sistema operativo de ingresos y beneficios para el sector hotelero.

Para más información, visita duettocloud.com.

Acerca de HotStats

HotStats es una empresa global de evaluación comparativa de datos que ofrece análisis especializado del rendimiento y una herramienta de evaluación comparativa, ayudando a analizar los datos financieros y operativos de una amplia gama de hoteles de todo el mundo. Esto proporciona a los propietarios, operadores e inversores hoteleros información valiosa sobre el rendimiento financiero de sus establecimientos frente a la competencia, un recurso invaluable para evaluar opciones y oportunidades de inversión.

El informe de Cloudbeds presenta nuevas prioridades para los hostels en 2025

Cloudbeds, la plataforma líder de software de gestión hotelera, ha publicado hoy la segunda edición de su informe anual Estado de los hostels.

Los resultados apuntan a un cambio en el enfoque de los hosteleros en 2025. Ante la escasez de mano de obra y la creciente sensibilidad de los viajeros a los precios, 2025 presenta un desafío: optimizar el rendimiento. Los operadores de los hostels se enfrentan a la presión de aumentar su eficacia y rentabilidad.

El informe Estado de los hostels presenta un análisis de los patrones de viaje que los operadores pueden anticipar este año, junto con estrategias para optimizar el desempeño en un mercado complejo e impredecible. Los resultados se basan en los datos de 2.300 hostels en 62 países de todo el mundo, que abarcan casi 11 millones de reservas entre 2022 y 2024.

Stephan Leuenberger, director de desarrollo de mercado para hostels de Cloudbeds, afirma: «En el dinámico mercado de viajes actual, los hostels están innovando para optimizar sus operaciones y ofrecer un valor excepcional a sus huéspedes. A pesar de contar con equipos reducidos y viajeros con presupuestos ajustados, la industria está afrontando los desafíos con creatividad, agilidad y eficiencia. Estamos comprometidos a fortalecer este importante segmento del alojamiento con los datos, la información y las herramientas necesarias para aumentar su cuota del mercado y triunfar en 2025».

Algunos resultados importantes del informe de 2025 son:

  • En 2024, se observó un aumento en la ocupación de dormitorios compartidos en comparación al año anterior, mientras que la ocupación de habitaciones privadas disminuyó. Ello indicar mayor confianza de los viajeros en los espacios compartidos.
  • La tarifa media diaria (ADR) de los dormitorios compartidos se redujo en 1.7% en todo el mundo, mientras que el ADR de las habitaciones privadas se redujo en 4%. Es un reflejo de menor demanda y del aumento de la sensibilidad a los precios.
  • Las agencias de viajes online (OTA) obtuvieron el 74% de las reservas de hostels en todo el mundo: un aumento del 1% en comparación a 2023.
  • Las estancias largas fueron más comunes en las reservas de dormitorios compartidos, con estancias mayores a 14 noches abarcando el 11% de todas las reservas de dormitorios, en comparación a sólo el 4% en reservas de habitaciones privadas.
  • Los fines de semana siguen siendo los días de mayor actividad, con el 35% de las reservas iniciando el viernes o sábado y el 20% concluyendo su estancia el domingo.
  • Las reservas de las OTA tuvieron la mayor tasa de cancelación con 19%, seguidas por las reservas mayoristas con 14%.

Mediante el uso de datos agregados y anonimizados de todo el mundo, Cloudbeds también ha identificado seis tendencias emergentes que pronto modificarán los viajes para hosteleros y toda la industria de viajes en 2025. Incluyen el aumento de viajes enfocados en valor, la mayor dependencia en fuentes de ingresos adicionales, el aumento de costos, la reducción en la mano de obra y una mayor rotación de personal, así como la adopción generalizada de IA en las operaciones de los hostels.

Para descargar una copia gratuita del informe de Cloudbeds sobre el Estado de los hostels, visita https://www.cloudbeds.com/es/informe-hostels/.

 

Sobre Cloudbeds

Cloudbeds es la plataforma líder que redefine el concepto del PMS en la industria hotelera, prestando servicio a decenas de miles de propiedades en más de 150 países en todo el mundo. Desarrollada desde cero para ser perfectamente unificada y escalable, la premiada plataforma de Cloudbeds reúne soluciones incorporadas e integradas que modernizan las operaciones hoteleras, la distribución, la experiencia de los huéspedes y los datos y análisis.

Fundada en 2012, Cloudbeds ha sido nombrada mejor PMS, sistema de gestión hotelera y Channel Manager (2021-2025) por Hotel Tech Report, mejor proveedor de soluciones PMS hoteleras a nivel mundial (2022) por World Travel Awards, y reconocida en el ranking Technology Fast 500 de Deloitte en 2024. Para mayor información, visita www.cloudbeds.com.