sistemas de gestión hotelera

10 características de un sistema de gestión hotelera

En la industria hotelera, la eficiencia y la gestión precisas son esenciales para brindar a los huéspedes una experiencia excepcional. Los sistemas de gestión hotelera (PMS, por sus siglas en inglés) se han convertido en una herramienta fundamental para lograr este objetivo. En esta entrada, exploraremos las diez características claves que hacen que un sistema de gestión hotelera sea óptimo para la gestión operacional de un hotel.

¿Qué es un sistema de gestión hotelera?

Un sistema de gestión hotelera, o PMS, es una plataforma de software diseñada específicamente para ayudar a los hoteles a gestionar sus operaciones diarias. Desde la gestión de reservas hasta el seguimiento de ingresos y la coordinación de la limpieza, un PMS es la columna vertebral de la eficiencia en la industria hotelera.

Características principales de los sistemas de gestión hotelera

  1. Procesos de pago: Un PMS simplifica los procesos de facturación y pagos, lo que facilita la gestión de transacciones y evita errores costosos.
  2. Gestión de ingresos y salidas: Permite un seguimiento en tiempo real de las llegadas y salidas de los huéspedes, garantizando una mejor coordinación y experiencia del cliente.
  3. Reservas: Un PMS permite gestionar reservas en línea y fuera de línea, así como la asignación de habitaciones de manera eficiente, optimizando la ocupación y la disponibilidad.
  4. Interfaz fácil de usar: La usabilidad es clave. Un buen PMS debe contar con una interfaz intuitiva que permita al personal del hotel aprender y utilizar el sistema con facilidad.
  5. Creación de informes: La generación de informes detallados es fundamental para evaluar el desempeño del hotel y tomar decisiones basadas en datos concretos.
  6. Gestión de limpieza: Un PMS puede coordinar la limpieza de las habitaciones y asegurar que estén listas para los próximos huéspedes, lo que mejora la eficiencia operativa.
  7. Automatización del correo electrónico: La automatización de correos electrónicos, como confirmaciones de reserva y recordatorios de llegada, ayuda a brindar un servicio personalizado a los huéspedes.
  8. Gestión de los diferentes canales de distribución: Facilita la administración de las reservas de diferentes canales de distribución, como sitios web de reservas y agencias de viajes en línea.
  9. Flexibilidad para el hotel: Un buen PMS debe ser configurable para adaptarse a las necesidades específicas de cada hotel, independientemente de su tamaño o tipo.
  10. Gestión de huéspedes: Un PMS almacena información detallada de los huéspedes, lo que permite una atención más personalizada y una mejor comprensión de sus preferencias.

Principales beneficios de los sistemas de gestión hotelera

La implementación de un sistema de gestión hotelera con estas características ofrece una serie de beneficios significativos, como la optimización de la eficiencia operativa, la mejora de la experiencia del huésped, un mayor control de ingresos y la capacidad de tomar decisiones más informadas. Además, la automatización de tareas repetitivas libera tiempo para que el personal se enfoque en ofrecer un servicio de alta calidad.

En conclusión, un sistema de gestión hotelera es una herramienta esencial en la operación exitosa de un hotel. Con estas diez características clave, un PMS puede ayudar a los hoteles a optimizar sus operaciones, mejorar la experiencia del huésped y aumentar su rentabilidad. La inversión en un PMS de calidad es una decisión estratégica que ningún hotel debería pasar por alto.

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hoteles inteligentes

Hotel inteligente: qué es y principales beneficios

Principales funcionalidades de un hotel inteligente

Habitaciones inteligentes

Las habitaciones inteligentes están equipadas con dispositivos y sistemas que permiten a los huéspedes controlar diferentes aspectos, como la iluminación, la temperatura, la televisión y otros servicios, a través de aplicaciones móviles o comandos de voz.

Hoteles con inteligencia artificial

La implementación de inteligencia artificial en hoteles brinda la capacidad de anticipar las necesidades de los huéspedes, ofreciendo recomendaciones personalizadas y optimizando la eficiencia operativa.

Control de acceso, seguridad y aparcamiento

Los sistemas de control de acceso inteligentes garantizan la seguridad, permitiendo la gestión remota de accesos y mejorando el control en áreas sensibles del hotel, incluyendo el estacionamiento.

Beneficios de los hoteles inteligentes

Aumento de la seguridad

La integración de tecnologías avanzadas en seguridad reduce riesgos y aumenta la protección tanto para los huéspedes como para el personal del hotel, brindando tranquilidad y confianza.

Mejora de la experiencia de los huéspedes

Los hoteles inteligentes ofrecen una experiencia personalizada y adaptada a las preferencias de los huéspedes, desde la reserva hasta su estadía, mejorando su satisfacción y fidelización.

Mejora de la gestión del hotel

La automatización de procesos y la optimización de recursos facilitan la gestión interna del hotel, permitiendo una toma de decisiones más eficiente y un control más preciso de las operaciones.

Cómo transformar un hotel tradicional en inteligente

Implementación de automatización

La incorporación progresiva de sistemas automatizados en diferentes áreas del hotel es fundamental para la transición hacia un entorno inteligente, mejorando la eficiencia y reduciendo costos.

Aumento de la personalización

La adaptación de servicios y experiencias a las preferencias individuales de los huéspedes mediante el uso de datos y tecnologías permite ofrecer estancias más personalizadas y satisfactorias.

Mejora de la conectividad

La ampliación y optimización de la conectividad, tanto para los huéspedes como para el personal, es esencial para garantizar una experiencia fluida y eficiente dentro del hotel.

La transformación de un hotel tradicional en uno inteligente implica una evolución hacia la innovación tecnológica y la adaptación a las demandas cambiantes de la industria hotelera.

En resumen, los hoteles inteligentes representan el futuro de la hostelería, ofreciendo beneficios significativos tanto para los huéspedes como para los propietarios de los establecimientos. La integración de tecnología avanzada no solo mejora la experiencia de los clientes, sino que también optimiza la gestión interna, marcando un nuevo estándar de excelencia en la industria hotelera moderna.

La evolución de los hoteles hacia la tecnología se ha convertido en un tema destacado en eventos como FITURTECHY (la sección de FITUR especializada en innovación, sostenibilidad, destinos, futuro y tecnología en el ámbito turístico), que presenta anualmente TechYhotel y se celebra en el marco de la Feria Internacional del Turismo, FITUR. Este evento se enfoca en la intersección entre la tecnología y la industria hotelera, mostrando las últimas innovaciones que están transformando la experiencia del huésped y la gestión hotelera.

TechYhotel es una plataforma para exhibir cómo los hoteles inteligentes están revolucionando la hospitalidad a través de la implementación de tecnologías de vanguardia. Desde sistemas de automatización hasta la integración de inteligencia artificial, este evento permite a los profesionales de la industria explorar soluciones que mejoran la eficiencia operativa y la experiencia del cliente.

Puedes ampliar información sobre el showroom techYhotel presentado en la edición de enero 2023: https://www.ithotelero.com/tendencias-ith/fiturtechy-mostrara-como-seran-los-hoteles-de-la-proxima-decada/ y ver su gemelo digital: https://my.matterport.com/show/?m=xeA4FZRX1Yd. Los días, 24, 25 y 26 de enero de 2024 podremos disfrutar de una nueva edición con muchas novedades sorprendentes.

En este contexto, se encuentra el proyecto TechYroom, que se alinea perfectamente con la visión de los hoteles inteligentes. TechYroom es un proyecto innovador a través del cual se crea una red de showrooms reales donde acercar soluciones innovadoras a hoteles y destinos, aprovechando los posibles proyectos de reforma para ayudar a incorporar soluciones innovadoras desconocidas por el hotel, útiles y asequibles para cada caso. Este proyecto se centra en la transformación de las habitaciones de hotel en espacios conectados y personalizados mediante el uso de tecnología avanzada. Desde la integración de dispositivos inteligentes hasta la creación de entornos adaptativos basados en datos, TechYroom impulsa la evolución de las habitaciones tradicionales hacia entornos inteligentes que satisfacen las necesidades y preferencias individuales de los huéspedes. Los hoteles que lo deseen pueden apuntarse al futuro a través de este enlace: ITH TechYroom/

La conexión entre TechYhotel y el proyecto TechYroom reside en su objetivo común de promover la adopción de tecnologías innovadoras en la industria hotelera. Ambos buscan inspirar y facilitar la implementación de soluciones tecnológicas que transformen la forma en que los hoteles operan y brindan experiencias únicas a sus huéspedes, liderando así el camino hacia un futuro más inteligente y personalizado en la hostelería.

Si estas interesado en aprender más y hacer que tu hotel sea inteligente:

El Programa Avanzado de Transformación Digital de ITH Academy se alinea estrechamente con la visión de los hoteles inteligentes. Este programa ofrece herramientas y conocimientos clave para que los profesionales de la industria hotelera impulsen la transformación digital en sus establecimientos, permitiéndoles adoptar tecnologías innovadoras y estrategias eficaces para mejorar la experiencia del cliente y optimizar la gestión interna.

En cuanto al Programa Enfocado en Liderazgo Hotelero de ITH Academy, complementa la visión de TechYhotel y TechYroom al capacitar a los líderes de la industria hotelera para dirigir la implementación exitosa de soluciones tecnológicas y estrategias innovadoras. Los líderes formados a través de este programa tienen la capacidad de guiar la transición hacia hoteles inteligentes, aprovechando al máximo las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías para mejorar la competitividad y la excelencia operativa.

El Programa de Big Data para el sector hotelero de ITH Academy es fundamental en el contexto de la evolución hacia hoteles inteligentes. Proporciona las herramientas y conocimientos necesarios para recopilar, analizar y utilizar eficazmente grandes volúmenes de datos, permitiendo a los hoteles tomar decisiones informadas y personalizar experiencias basadas en información detallada sobre sus huéspedes.

Por último, el Curso de Power BI para Hoteles de ITH Academy es esencial para capacitar al personal hotelero en el manejo de herramientas poderosas de visualización y análisis de datos. Esta capacitación es fundamental en la era de la digitalización, ya que permite a los profesionales del hotel utilizar eficazmente la información recopilada para tomar decisiones estratégicas y operativas informadas, mejorando así la eficiencia y la satisfacción del cliente.

En conjunto, estos programas y cursos de ITH Academy están estrechamente relacionados con la visión de los hoteles inteligentes presentada en FITURTECHY y respaldan la transición hacia una industria hotelera más conectada, eficiente y centrada en el cliente a través de la tecnología y el liderazgo informado.

Optimizando la Gestión de Recursos Humanos en la Industria Hotelera: Desafíos y Soluciones

La industria hotelera es un sector en constante movimiento, donde la gestión de recursos humanos desempeña un papel crucial. La satisfacción de los huéspedes y la eficiencia operativa dependen en gran medida de la gestión adecuada de los empleados. Sin embargo, esta gestión conlleva una serie de desafíos comunes que pueden obstaculizar el funcionamiento de un hotel. Afortunadamente, existe una solución: el uso de software especializado, como Nivimu, que puede ayudar a superar estos obstáculos y optimizar la gestión de recursos humanos en el sector hotelero.

Desafío 1: Programación de Turnos

Uno de los desafíos más comunes en la gestión de recursos humanos en la industria hotelera es la programación de turnos. Coordinar los horarios de los empleados de manera eficiente puede ser una tarea compleja, especialmente en hoteles que operan las 24 horas del día. Los errores en la programación pueden resultar en la falta de personal en momentos críticos o en un exceso de personal en momentos menos ocupados.

Nivimu aborda este desafío permitiendo a los managers programar los turnos de manera más eficiente. El software tiene en cuenta la disponibilidad de los empleados, las leyes laborales y las necesidades específicas del hotel para crear horarios optimizados. Esto no solo garantiza que siempre haya suficiente personal, sino que también ayuda a reducir los costos laborales innecesarios.

Desafío 2: Capacitación y Desarrollo del Personal

Otro reto importante es la capacitación y el desarrollo del personal en un entorno donde la rotación de empleados es común. La capacitación constante y el seguimiento del desempeño son esenciales para garantizar que el personal esté preparado y motivado. Sin embargo, llevar un registro manual de la capacitación y el progreso de cada empleado puede ser abrumador y propenso a errores.

Nivimu simplifica el proceso de capacitación y desarrollo del personal. Permite a los gerentes de recursos humanos llevar un registro de las capacitaciones completadas, establecer objetivos individuales y realizar evaluaciones de desempeño de manera eficiente. Esto ayuda a mantener a los empleados comprometidos y listos para ofrecer un servicio de calidad a los huéspedes.

Desafío 3: Comunicación Interna

La comunicación efectiva entre los empleados y los departamentos es esencial para el funcionamiento armonioso de un hotel. Sin embargo, en un entorno donde el personal puede cambiar de turno o de departamento con frecuencia, la comunicación interna a menudo se convierte en un desafío. Nivimu actúa como un canal de comunicación centralizado. Los empleados pueden acceder a la información importante, como políticas y procedimientos, a través de la plataforma. Además, el software permite la comunicación en tiempo real, lo que facilita la coordinación entre departamentos y la resolución de problemas de manera más rápida y efectiva.

En conclusión, la gestión de recursos humanos en la industria hotelera presenta desafíos significativos, pero la solución no está fuera de alcance. Un software especializado como Nivimu puede marcar la diferencia al abordar los problemas comunes de programación de turnos, capacitación y desarrollo del personal, y comunicación interna. Al optimizar la gestión de recursos humanos, Nivimu no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también eleva la satisfacción de los huéspedes, lo que es esencial en un sector donde la calidad del servicio es fundamental.

 

Contacto: nivimu.com

Tecnología para la optimización de las cargas de trabajo en housekeeping

El sector hotelero experimenta una notable evolución, especialmente en términos de regulaciones y tecnología, con un enfoque destacado en la transformación del departamento de pisos. En el panorama hotelero español, la gestión eficiente de las cargas de trabajo en el departamento de housekeeping se ha convertido en el epicentro de una transformación disruptiva. La incorporación progresiva de regulaciones a través de convenios provinciales ha desatado una revolución, con la tecnología emergiendo como el catalizador clave para cumplir con estas normativas y elevar el rendimiento del personal.

Marco legal español
En un esfuerzo por equilibrar las demandas laborales con condiciones de trabajo saludables, la regulación de las cargas de trabajo de las camareras de piso se está integrando a nivel provincial en España. Los Estudios de Tiempos, ahora una herramienta esencial, mide los tiempos y ritmos de trabajo, adecuando las cargas de trabajo de manera justa y equitativa en los departamentos de housekeeping.

Este movimiento normativo ha experimentado un ascenso significativo, con provincias como Santa Cruz de Tenerife, Gipuzkoa y Baleares liderando el camino, se espera que próximamente se vayan sumando más provincias a medida que la regularización empiece a coger forma. A pesar de la presión sindical y resistencia inicial, este proceso ha llevado a evaluaciones detalladas y medidas preventivas, marcando un hito en la protección de los derechos laborales y condiciones específicas de trabajo en housekeeping.

En Baleares, la normativa no solo se centra en los derechos laborales, sino que aborda específicamente las condiciones de trabajo de las camareras de pisos. La legislación que se encuentra contemplada dentro del IBASSAL en el documento Análisis de Métodos y Tiempos de Trabajo de Camareras de Pisos con el objetivo de establecer una metodología, el análisis de métodos y tiempos y la evaluación de riesgos.

La tecnología como agente optimizador
En este contexto, la tecnología ha emergido como el recurso distintivo que no solo cumple con las normativas, sino que impulsa el rendimiento del personal. Datos recientes revelan que la automatización de procesos en el departamento de housekeeping cómo es el caso de la asignación por puntos, en tan solo el cometido tiempo de 5 minutos puede aumentar el rendimiento del personal en un 15%.

Este hecho no solo destaca la eficacia de la tecnología para adaptarse rápidamente a las nuevas normativas, sino que también subraya su capacidad para mejorar la eficiencia operativa y el bienestar del personal.

Además del impacto cuantificable en el rendimiento, la tecnología proporciona ventajas estratégicas una serie de ventajas adicionales como:
● Transparencia mejorada: Proporciona una visibilidad completa sobre la asignación de cargas de trabajo, reduciendo malentendidos o conflictos.
● Cumplimiento garantizada: Asegura un cumplimiento continuo mediante actualizaciones automáticas y registros detallados ante posibles auditorías.
● Adaptabilidad personalizada: Permite una gestión equitativa y respetuosa, considerando las necesidades individuales de cada trabajadora.

Digitalización del cálculo de cargas de trabajo

En todo el proceso del cálculo de las cargas de trabajo del departamento de housekeeping, la digitalización juega un papel fundamental para ayudar a las empresas a automatizar y simplificar el proceso. En ese sentido, la empresa EISI SOFT se posiciona a la vanguardia tecnológica con la introducción de la Asignación por Puntos en su plataforma EISI HOTEL.

Esta función, más allá de asegurar la adaptabilidad a las normativas cambiantes, proporciona una asignación de habitaciones justa y competente, eliminando la posibilidad de sobrecarga y cultivando un entorno laboral respetuoso y eficiente.

Adicionalmente, EISI SOFT ha encabezado un Webinar en colaboración con la Asociación Española de Gobernantas de Hotel y otras Entidades (ASEGO). Durante esta sesión, se abordó la importancia de contabilizar las cargas de trabajo y las normativas existentes, presentándose como un factor estabilizador para la prevención de riesgos laborales y cómo la tecnología nos ayuda en la optimización de procesos como en la adopción de los procedimientos de forma ágil y sencilla. Esto generó un notable interés entre los asistentes, aunque también suscitó incertidumbre sobre la aplicación y los cambios que se deberán implementar en los establecimientos para cumplir con la legislación vigente.

En resumen, se vislumbran importantes cambios en los próximos años para cumplir con los objetivos de la mesa de trabajo, buscando un trabajo más equitativo y mejorando la salud laboral de los empleados.

Esto implicará inversiones en recursos para enfrentar estos cambios. Anticiparse a la implementación de estas dinámicas será una ventaja que jugará a favor, ya que facilitará la adaptación a normativas provinciales o regionales, evitando cambios drásticos y abruptos en la inversión, y en definitiva, la tecnología se erige como una aliada indispensable en este proceso.

El Camino de Smy Hotels hacia la digitalización de los RRHH: De las hojas de cálculo a la eficiencia

En un mundo empresarial en constante evolución y diversidad, la gestión de recursos humanos se ha convertido en un desafío fundamental para empresas de todos los sectores. En particular, en la industria hotelera, donde las contrataciones son constantes y las condiciones laborales pueden variar significativamente de un lugar a otro, la gestión de personal se vuelve aún más compleja.

Smy Hotels, consciente de esta complejidad y en busca de una solución efectiva, ha implementado Nivimu, una herramienta de gestión de recursos humanos diseñada específicamente para el sector hotelero.

Cristina Alonso Solana, Corporate Human Resources Manager en Smy Hotels, nos cuenta cómo Nivimu ha transformado la gestión de personal en Smy Hotels y ha tenido un impacto positivo tanto en la empresa como en sus empleados.

El desafío de la gestión de RRHH en el sector hotelero

Gestionar recursos humanos en cualquier empresa hoy en día es complicado, pero en el sector hotelero es aún más desafiante debido a la dinámica en las contrataciones, la diversidad de turnos, tipos de contratos y condiciones laborales a nivel internacional. No hay dos hoteles iguales, y Smy Hotels opera en diversas ubicaciones, desde ciudades hasta zonas de playa y montaña.

Si bien existen algunas plataformas que ofrecen recursos similares, muchas de ellas carecen de la flexibilidad necesaria, especialmente en la gestión del tiempo. Los hoteles operan 24/7, lo que implica la necesidad de gestionar turnos no estandarizados. Nivimu se destaca al ofrecer esta flexibilidad y permitir una interacción activa por parte de los empleados. Un motivo crucial para la elección de Nivimu fue la disponibilidad de una solución de Business Intelligence (BI) que se puede adaptar a las necesidades específicas de Smy Hotels. Los informes generados por esta herramienta son esenciales para el seguimiento y la toma de decisiones relacionadas con el recurso más importante de la empresa: las personas.

El impacto de Nivimu en la gestión de RRHH y los empleados

La implementación de Nivimu ha tenido un impacto significativo tanto en la gestión del Área de Administración de Personal como en la experiencia de los empleados. Antes de la adopción de Nivimu, responder a preguntas simples como «¿Cuántos empleados hay en la cadena?» era una tarea compleja. Ahora, Smy Hotels cuenta con información en tiempo real a través del BI, lo que permite una gestión más eficiente y un seguimiento de datos comparables con el presupuesto.

Los empleados se benefician al tener acceso a una plataforma que almacena toda su información y les brinda una vía adicional de contacto con la empresa, en línea con uno de los valores fundamentales de Smy Hotels: la innovación.

Nivimu y la gestión de equipos para los managers

Nivimu ha facilitado la gestión diaria de los managers de Smy Hotels al proporcionar información vital en tiempo real. Pueden ver rápidamente la cantidad de empleados en nómina, recibir notificaciones sobre próximas finalizaciones de contratos, enviar turnos de manera visual y única, y gestionar solicitudes de vacaciones o ausencias de manera eficiente. La herramienta también les permite ser más personales al enviar notificaciones de cumpleaños, lo que antes era más complicado de hacer a través de hojas de Excel propensas a errores.

El gestor de turnos más avanzado del mercado Nivimu destaca por su gestor de turnos, que ha simplificado la asignación de turnos y la visualización de futuros horarios para los empleados. La estandarización en un formato digital único ha permitido a Smy Hotels centralizar la información y optimizar la distribución de turnos, incluso cuando los jefes de departamento se encuentran en diferentes ubicaciones. Los empleados también se benefician al poder acceder a sus turnos y solicitudes de vacaciones en tiempo real a través de sus dispositivos móviles.

People Analytics y la toma de decisiones estratégicas

Nivimu apuesta fuerte por People Analytics, lo que ha tenido un impacto significativo en la toma de decisiones estratégicas de Smy Hotels. La información estructurada de recursos humanos disponible a través del Business Intelligence ha permitido la estimación de presupuestos anuales basados en datos reales y el análisis mensual de gastos de personal. Además, se ha obtenido información valiosa sobre la rotación de personal, lo que permite desarrollar planes de acción para minimizarla.

Nivimu personalizado para Smy Hotels

La personalización de Nivimu ha sido fundamental en el éxito de su implementación en diferentes países. La herramienta se ha adaptado a las regulaciones laborales específicas de cada región, al idioma, a los tipos de contratos y a los salarios.

Tres palabras para definir a Nivimu

Cristina Alonso Solana define a Nivimu como innovadora, versátil y dinámica. Estas cualidades han sido fundamentales para la transformación de la gestión de recursos humanos en Smy Hotels, lo que demuestra la importancia de contar con una solución a medida en la industria hotelera en constante evolución.