USALI*, El Plan de Cuentas y reportes estándar de la Industria Hotelera
Cómo la tecnología ayuda a tomar decisiones
Ofrecer un servicio con una buena relación calidad-precio manejando unos costes que permitan obtener una máxima rentabilidad es clave. Para los Top Managers tomar decisiones adecuadas para sustentar la salud financiera de sus negocios hoteleros de la forma más eficiente, no es tarea fácil, y una decisión mal tomada puede acarrear terribles consecuencias.
La salida de precios y venta de habitaciones en el mercado turístico fluctúa constantemente y, por lo tanto, requiere de una estrategia de ventas con modificaciones diarias y semanales con apoyo de herramientas de monitorización en tiempo real de los precios de mercado y de la competencia. Más estadísticas, más análisis y previsiones futuras que son lectura obligada para alcanzar objetivos estipulados y un cambio o decisión operacional en la estrategia. Al mismo tiempo, CEOs y directores hoteleros se ven obligados a hacer malabares con los recursos humanos y monetarios que disponen para conseguir centralizar sus procesos de gestión e inversión en la formación de sus empleados. Sin duda, un constante renovarse o morir.
La tecnología ya está jugando un papel muy importante a día de hoy en la mejora de la experiencia del cliente y su fidelización, y muchos hoteleros se están adaptando rápidamente a las tecnologías. En el “backstage” hotelero todavía queda mucho por hacer. Forjar una buena estructura IT con procesos internos es una tarea ardua que habitualmente se dedican de media entre 5 a 10 años.
¿Por qué USALI? Un estándar que nos hace la vida más fácil
Adaptar un Plan de Contabilidad convencional a la estructura de una o varias propiedades hoteleras suele traer más de un dolor de cabeza. Encajar asientos contables para los diferentes departamentos no termina siendo del todo uniforme y en el momento de extraer reportes para analizar gastos no siempre suele encajar la contabilidad.
En 1926 los representantes de la Asociación de Hoteleros de Nueva York, pusieron todos sus esfuerzos en desarrollar un Plan Contable que fuera útil para comparar y medir cifras operacionales en hoteles de diferentes características, estructura de departamentos y espacios y de ocio y restauración. Desde entonces, varias generaciones de hoteleros y controllers aplican éste denominado USALI*, The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry: el Sistema Contable Estándar Para La Industria Hotelera.
USALI se creó para suplir las necesidades de los hoteleros en los años 20 y desde entonces este Plan contable para hoteles se ha ido adecuando a las necesidades actuales. La edición número 11, es la última versión revisada y editada. En total se han realizado 50 cambios en esta versión, pero su esencia y estructura inicial se ha mantenido intacta.
USALI se basa en el principio de costes directos, es decir, cada uno de las partidas contables de materiales, servicios y costes personales se contabilizan correspondientemente en cada uno de los departamentos de un hotel de forma que se pueden comparar con los ingresos o gastos, de los departamentos operacionales, no distribuidos y no operacionales de la cuenta de resultados.
Con este trabajo minucioso se optimiza y potencia el control de los gastos e ingresos de cada propiedad hotelera y es una base sólida para realizar estudios comparativos con resultados reales del sistema contable.
En esta última versión editada en junio de 2015, se han tenido en cuenta la globalización de los mercados mundiales. Esto ha permitido la medición en un mismo reporte consolidado para empresas que son propietarios o gestoras de diferentes hoteles o grupos hoteleros de diferentes tamaños y estructuras.
A continuación, enumeramos algunos de esos cambios:
Estándares para acompañar a la globalización
Los orígenes de USALI en EE.UU. estaban determinados por una estructura y diseño que no podía diferir de su estándar nacional contable. Pero con la globalización y la expansión de los grupos hoteleros, la edición número 11, se adaptó para poder realizar comparativas más adecuadas y eficientes entre propiedades hoteleras de grupos hoteleros internacionales.
Esta estandarización más adecuada y más clara que ha sido clave para evitar diferentes interpretaciones.
Zeitgeist: Un cambio de época, en la información y telecomunicaciones
Algunas partidas de costes más generales, como, por ejemplo: los costes en comunicaciones, han sido sustituidos y adaptados a los nuevos tiempos, por la partida de sistemas de información y comunicación en apartado de costes no distribuidos que permiten reunir los costes e ingresos en IT conjuntos, como pueda ser los costes de comunicación a los clientes en el departamento operativo correspondiente.
La necesidad de agrupar costes
Los costes que corresponden a varias propiedades ahora se registran en la partida contable “Costes de Clusters” pudiendo así comparar los costes de una organización de forma estándar. Para nombrar algunos, podrían ser, los costes de subcontratación o costes centralizados.
Precios y tarifas de habitaciones
El ADR (Average Daily Rate – Tarifa media de la habitación) podía manejarse libremente e influenciar negativamente en los resultados. En la nueva versión, el KPI de referencia es el número de habitaciones vendidas, no ocupadas.
Ahora las habitaciones vendidas se contabilizan sin tarifas especiales dentro del apartado de habitaciones vendidas.
Uniformidad en los Resorts
La práctica habitual de contabilizar tarifas de paquetes “Todo Incluido” dentro del apartado de habitaciones, ya no se aplica modificando así los resultados en el RevPar.
De nuevo: la agrupación en F&B
“Customers served” es la nueva categoría que reemplaza al antiguo término “cover” o “cubierto”, independientemente si al huésped se le sirve o no comida. Aunque esta modificación parezca insignificante, supone un gran impacto. Estos datos ahora están estandarizados operacionalmente sumado a los datos registrados en los TPV y que finalmente no interfieren en la lectura de los reportes de resultados.
Costes salariales
El apartado que mayores costes supone a la industria hotelera son los costes salariales. Con el cambio de denominación en USALI 11 de “Payroll Costs” a “Labor Costs” frena cualquier intento de reducir costes de personal en el apartado de subcontratación o aumentar otros gastos. Ahora, todos los gastos de personal se organizan en la partida de “Labor Cost”. Esto también se aplica a los costes de servicios subcontratados. La separación de costes salariales en “Management” o y “Non-Management” es nueva ahora. Esto permite hacer una lectura rápida de los costes por empleado o managers.
¿Por qué usar FairPlanner de Fairmas?
Para los hoteles que aún dudan en si convertir o no sus reportes en USALI, desde Fairmas recomendamos que lo apliquen y que digitalicen sus procesos presupuestarios y reporting para poder medir su rentabilidad. USALI transmite seguridad y se adapta a las necesidades de cada hotelero y se adapta a todos los niveles dentro de gestión de un hotel, pero también para hoteles de todos los tamaños, de pocas habitaciones y de gestión independiente hasta hoteles vacacionales o grupos de hoteles de cualquier tipo. Con estos ajustes, USALI ha evolucionado de forma que banqueros e inversores de la Industria Hotelera y millones de propietarios y realizan su Planificación Financiera basada en el modelo USALI y para más 4.000 hoteles en todo el mundo ya lo aplican con las soluciones de Fairmas.
Siempre es mejor tener un plan
Hoy en día, la gestión y control de gastos e ingresos no es suficiente con tener un Plan de Cuentas básico. Tampoco es suficiente comparar los datos reales con los históricos de reservas. Ahora, la palabra mágica es “planificar” y enfrentarse al desafío de la Planificación Financiera. Los profesionales del sector ya saben desde hace mucho tiempo que los procesos de planificación en la industria hotelera son inevitables y son la clave de éxito para posicionarse con una ventaja competitiva en el mercado hotelero.
Un gran número de hoteles, durante muchos años están implementando procesos presupuestarios cada vez más complejos. Sin embargo, la inversión en costes y tiempo en recursos humanos pueden volverse poco llevaderos.
La entrada de datos manuales en hojas de cálculo de Excel es una tarea muy compleja lleva a errores y tensiones entre los componentes de diferentes equipos de trabajo. Las soluciones de Fairmas están desarrolladas exclusivamente para la Industria Hotelera son muy útiles. Facilitan la planificación y previsión financiera (Forecasting) y controlling y contribuyen a la optimización de procesos de trabajo.
La paridad de los datos se asegura con procesos automáticos entre interfaces tecnológicas y predefinidas con otros sistemas existentes de forma que los datos se reducen a los esencial y se pueden analizar y planificar con asientos contables reales consolidadas dentro de una misma herramienta para una gestión más fácil.
Promoviendo el cambio
Entonces, ¿qué debemos hacer ahora? Una herramienta de software adecuada no solo procesa, sino que también ahorra tiempo, esfuerzo, dinero y reduce tensiones. Es muy ventajoso usar un software que cumpla con los estándares internacionales.
Planificar, controlar y monitorizar procesos automáticamente con el estándar USALI, garantiza una lectura de reportes limpia.
Otras herramientas también se integran con la infraestructura IT y se han automatizado interfaces con PMS y sistemas contables eliminando la necesidad de introducir datos en hojas de cálculo Excel.
Es importante anotar que la optimización en planificación, control y gestión de reportes no termina con la implementación del software. Es necesario optimizar los procesos internos que no han cambiado durante años. Hemos aprendido que, con el uso de estas herramientas, los procesos presupuestarios son más ágiles y liberan recursos humanos para nuevas tareas, por lo que trabajar con USALI definitivamente, ¡vale la pena!
*Aviso legal: Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) es la entidad profesional que ha adquirido los derechos de autor de USALI. Anteriormente, los derechos de autor pertenecían a la Asociación de Hoteles de la ciudad de Nueva York. Las revisiones de USALI están supervisadas por el Comité de Gestión Financiera (FMC) de la Asociación Americana de Hoteleros (AHLA), de los cuales la mayoría también son miembros de la HTPF. Fairmas utiliza el término USALI para hacer referencia al estándar de la industria hotelera como un ejemplo de entre otros posibles, para la cuenta de resultados P&L específica para empresas en el marco contable.
Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes, Business Development Manager España
📧 carla.richart@fairmas.com
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