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Analíticas fiables con la estandarización del Business Intelligence hotelero

La digitalización de la industria hotelera ha permitido mejorar la gestión del rendimiento de sus negocios y debido a sus características específicas, el sector hotelero ha desarrollado sus propios estándares de medición para determinar el éxito de cada uno de ellos. Para determinar su éxito, para los hoteleros es imprescindible contar con herramientas de medición que permitan evaluar y comparar sus diferentes indicadores de rendimiento.

Escoger una herramienta de Business Inteligence adecuada es una iniciativa de negocio tanto táctica como estratégica.

El gran desafío al que se enfrenta el hotelero es la obtención de diferentes resultados e informes, pero la buena práctica, es, en una primera fase de investigación la de observar y conocer las oportunidades propio negocio en un entorno comercial cambiante, y que, con los resultados obtenidos, en un segundo paso, debe estandarizar para alcanzar a largo plazo las condiciones óptimas de los mismos con el fin de ser competitivos.

Uno de los handicaps a los que se enfrentan los hoteleros es el consenso en las herramientas que utilizan ya que cada responsable de cada departamento cuenta con unas necesidades específicas.

Las organizaciones con visión de futuro estandarizan sus indicadores de rendimiento, procesos de análisis y reporting con soluciones BI como las de Fairmas para reducir la complejidad de análisis de éstos. Este tipo de herramientas deben ser flexibles y deben ofrecer un entorno BI donde se puedan unir varios silos de datos de diferentes departamentos (reservas, recepción, administración, recursos humanos, departamento financiero) en una infraestructura BI común con información extraída de las fuentes de datos de los diferentes sistemas de cada hotel.

Fairmas GmbH, Berlin 2021

Imagen 1: estandarización de KPIs de diferentes departamentos

 

La ventaja de la estandarización es la garantía de un determinado estándar de calidad. Contar con datos precisos, exime de realizar una lectura instintiva. Un Corporate Performace Management Software, traduce los datos de forma simple y es ahí donde fluyen todos los datos a un mismo centro BI.

La aplicación de procesos uniformes mejora la gestión del rendimiento para toda la organización. Además, beneficia al equipo TI, al simplificar el soporte, la formación y el mantenimiento de la estructura BI. Con las soluciones BI de Fairmas, no se requiere de inversión en desarrollo. El proceso de estandarización es aplicable e implementable a todo tipo de hoteles, pequeños, medianos, grupos o cadenas hoteleras.

El estándar hotelero y sus beneficios: USALI

USALI es uno de los estándares de medición y reporte de productividad de la industria hotelero creado en los años 20 por la Asociación Hotelera de Nueva York y adquirida por la organización de profesionales tecnológicos y financieros de la industria hotelera HFTP.

Este reporte de la cuenta de resultados de pérdida y ganancias se basa en un estándar de Plan de Cuentas contables que se puede adaptar a cualquier negocio hotelero permitiendo simplificar y consolidar las cifras de todos los departamentos involucrados.

Gracias a la fácil navegación en el menú de FairPlanner, los usuarios pueden determinar muy fácilmente qué datos quieren ver y cómo quieren que se muestren. Bien sea agrupados por clústers, para los responsable regionales o combinados y para diferentes niveles de hoteles independientes.

La automatización de las fuentes de datos a través de interfaces en las soluciones BI de Fairmas, marca la dirección correcta. Este sistema de control de asignación de datos se adapta individualmente a cada empresa hotelera presentando un cuadro de mando con los KPIs más relevantes, correspondientes al tipo de organización, estructura y con resultados basados en ratios específicos para cada KPI.

Fairmas GmbH, Berlin 2021

Imagen 2: Cuadro de mando BI de Fairmas

 

Además, la vista de este cuadro de mando es posible para todos los departamentos.

La solución BI de FairPlanner combina las ventajas de una plataforma de planificación financiera y gestión de ingresos, un set de reportes integrado flexibles basados en los estándares de la industria hotelera y un cuadro de mando que proporciona información actualizada sobre el éxito del hotel a diario, in situ y con datos reales.

El coste de extraer cifras, datos y ratios (KPIs) que sean claros y comprensibles está determinado bajo los estándares de la industria hotelera. La ocupación, ADR y RevPar se encuentran entre los indicadores de rendimiento más conocidos. Sin embargo, estos tres valores apenas son suficientes para hacer la mejor planificación financiera.

FairPlanner proporciona informes y análisis para cada segmento de hotel, para períodos de tiempo libremente seleccionables y un análisis de tendencia de reservas relevante en la vida diaria en un hotel. Además, existe la opción de consolidación las cifras a nivel de grupo, ya sea por separado, por región o clúster. Los mismos datos se compilan y preparan de manera diferente.

Las soluciones BI Fairmas están compuestas por diferentes módulos que permiten analizar los KPIs más relevantes de cada departamento de hotel para una gestión corporativa más eficiente y una visión a 360 °. Incluyendo reservas On the Books del PMS, apuntes contables del ERP, revisión de facturas del DMS, costes salariales, precios de competidores recopilados por Rate Shoppers.

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086

Aprendiendo del pasado para mirar al futuro del turismo, eje de la segunda jornada de FITURTECHY 2021

  • Kike Sarasola, presidente de Room Mate Group, nos ha dado su visión particular del entorno en el que hemos vivido y la proyección de futuro y nos ha dado la primicia de que Room Mate Group, es la primera cadena hotelera en fraccionar el pago de sus reservas con klarna.
  • Los alcaldes de la AMT de Sol y Playa han compartido estrategias y medidas para hacer frente a la crisis.
  • En FITURTECHY destaca el showroom #techYhotel el “hotel del futuro” donde se puede experimentar con el uso e implementación de nuevas tecnologías en este entorno.

 

Madrid, 20 de mayo de 2021.- Francisco Javier García Cuenca, presidente de ITH, ha arrancado esta mañana el espacio dedicado a la tecnología, la innovación y la sostenibilidad en el sector turístico, FITURTECHY.

Entre los visitantes de este espacio, ha destacado la presencia de la embajadora de Túnez en España, Fatma Omrani Chargui, que ha querido conocer de cerca sus instalaciones y poder visitar con calma #techYhotel, el hotel del futuro. Kike Sarasola, un año más ha disfrutado de un paseo por todas las estancias del hotel, interesado en todas las innovaciones que allí se muestran.

#techYdestino, foro patrocinado por Amadeus

El presidente de ITH ha inaugurado el foro #techYdestino y ha iniciado el día moderando una mesa debate en la que han participado los alcaldes de la Alianza de Municipios Turísticos de Sol y Playa (AMT) y han compartido estrategias y medidas para hacer frente a la crisis. Los alcaldes que han participado han sido el Sr. Antonio Pérez, alcalde del Ayuntamiento de Benidorm; Sr. Pere Granados, alcalde del Ayuntamiento de Salou; Sr. Jaume Dulsat i Rodríguez, alcalde del Ayuntamiento de Lloret de Mar; Sr. Alfonso Rodríguez, alcalde de​l Ayuntamiento de Calvià; Sr. José Ortiz, alcalde del Ayuntamiento de Torremolinos; Sr. Alejandro Marichal, concejal de Turismo del Ayuntamiento de San Bartolomé Tirajana; Sr. Adolfo Alonso, concejal del Área de Turismo y Deportes del Ayuntamiento de Adeje; y, el Sr. José Julián Mena, alcalde del Ayuntamiento de Arona.

Tras ellos, el director general de ITH, Álvaro Carrillo de Albornoz, ha compartido mesa con Héctor Coronel, director de turismo de Madrid Destino, del ayuntamiento de Madrid, y Mario Villar, director de Inteligencia Turística de la Comunitat Valenciana en la que han intercambiado opiniones sobre gobernanza e inteligencia para alcanzar la excelencia turística.

Por su parte, Ramón Sánchez, Head of Strategic Projects at travel audience en Amadeus ha realizado una ponencia para ayudar a los destinos a relanzar y hacer crecer el turismo. El CEO y fundador de Nautal, Octavi Uyà, ha dado fin a la mañana de este foro con su ponencia “El chárter náutico como motor de desarrollo económico”.

Durante la tarde ha tenido lugar la entrega de los AMT Smart Destinations Awards 2021. ITH, AMT, INVAT·TUR, y SEGITTUR han premiado las mejores soluciones y herramientas tecnológicas que ayudan a afrontar los retos de la puesta en marcha de un destino turístico inteligente (DTI).

#techYfuturo, foro patrocinado por Quirónsalud

En el foro dedicado al futuro del turismo hemos contado con el secretario general de ITH, Ramón Estalella, para su inauguración.  Tras Estalella, Jesús Ramírez, Business Development Manager de Sojern nos ha explicado cómo impulsar la inteligencia de datos durante la fase de planificación y recuperación y ha compartido algunos casos prácticos.

Hemos podido conocer el modelo de Benidorm: “sistema normalizado de inteligencia turística” que nos ha contado Celia Romero, CEO de Inteligencia Turística.

Ponentes de la talla de Txema Xutglá, director comercial EMEA GGCC Business de Barceló Hotel Group; Aixa Rodríguez, directora de Marketing y Comunicación en Vincci Hoteles; Pablo Gago, Global Chief Strategy & Innovation Officer en Room Mate Group; y, Jacobo Bello, director de Operaciones de España, Francia, Portugal y Andorra en NH Hotel Group, moderados por Mónica Figuerola, Head of International Business Development en Quirónsalud han conversado sobre el cliente post-covid19, seguridad y salud.

Natalia Bayona, Director of Innovation, Education, and Investments en World Tourism Organization (UNWTO) ha participado en este foro hablando sobre la regeneración del turismo mundial a través de la innovación. La mañana la ha finalizado José Álvarez de Perea, Client Executive for Retail & Travel Industry de IBM, que nos ha explicado que ahorrar costes en el sector hotelero es posible gracias a Motores de Optimización.

A lo largo de la tarde hemos disfrutado de unos talleres formativos en transformación digital. Uno sobre WhatsApp Business para empresas del sector turístico, realizado por Rafael de Jorge, fundador de Growtur. Un segundo sobre fotografía móvil creativa, realizada por Raquel Lora, consultora en turismo y marketing, en Growtur; y, por último, uno de optimización y control de procesos, impartido por Emilio Parrilla, Co-fundado de UbikOs.

#techYnegocio, foro patrocinado por Google

El responsable de nuevas tecnologías y operaciones hoteleras, Carlos Domínguez, ha dado el pistoletazo de salida al foro, donde Kike Sarasola, presidente de Room Mate Group, ha participado con una ponencia en la que ha explicado la situación antes, durante y después de la Covid. Sarasola nos ha dado su visión particular del entorno en el que hemos vivido y la proyección de futuro.

Sararola nos ha explicado que Room Mate Group ofrecerá en todos sus hoteles y edificios de apartamentos a partir de junio un servicio pionero en el sector turístico: sus huéspedes podrán fraccionar el pago de sus reservas hasta en 3 plazos sin intereses. A diferencia de otros servicios similares, los clientes realizarán el primer pago en el momento del check out, el segundo a los 30 días y el último pago a los 60 días.

Este año ha evidenciado que la digitalización de procesos es mucho más que una moda pasajera, sino que era un cambio necesario. De ello han hablado, moderados por Nacho Rojas, director de hostelería y hotel de Tecnohotel; Teresa de Pablo, Sales Manager de Hotelkit; Carla Richart, Business Development Manager en Fairmas; y, Tomeu Bennasar, CIO de Iberostar.

Uno de los retos de este año para el sector es el de rediseñar la experiencia de cliente. Esta mañana hemos conocido la opinión al respecto de Jorge Álvarez, director general del Gran Hotel Bilbao; Ester Zaballos, coordinadora de marketing analítico de Paradores; David Esteban, director del Gran Hotel Attica21 Las Rozas; y, José Serrano, CEO de IZO; moderados por Jesús Menéndez, CEO en Hotel Mystery Guest y socio en Estelae Hotels & Resorts.

El CEO y el Market Manager de Cloudbeds, Adam Harris y Víctor Tofán, respectivamente, han expuesto la crisis de identidad de las OTAs.

Hemos cerrado la mañana revisando las tendencias en marketing en la era post-covid. Han compartido escenario Néstor Rodríguez, CBO de Adquiver; Diego Calvo, CEO de Concept Hotel Group; y, Carlos Pérez, director de Marketing de Alannia Resorts; moderados por Jaime López Chicheri, creador de la comunidad RevenueKnowmads y CEO del ecosistema Revenue Management World.

Por la tarde, Carlos Domínguez, ha moderado dos mesas debate. La primera compuesta por Itziar Pérez, CEO & co-fundadora, Dual Link, y Roberto Menéndez, CEO de Vive Futura, en la que han hablado sobre robótica en el Travel User Experience.

La segunda mesa debate, que ha tratado sobre las tecnologías que ayudan a afianzar la recuperación y adaptadas a las nuevas necesidades, ha estado compuesta por: Daniel Just, director de negocio Hospitality en Cerium; Pablo Soto, Innovation Manager en Vodafone; Pablo Casado, consultor senior de Eisisoft; e, Ildefonso Moyano, Senior Director Global Customer Success en Mews.

Chema Herrero, CEO de Bedsrevenue, nos ha mostrado qué tiene que cambiar en lo respectivo al Revenue Management.

La jornada finalizaba con Lucas Rol, Head of Blockchain en Asseco Spain; Carlos Bernús, gerente del Consell Insular de Turisme de Formentera; y Ainhoa Raso, VP innovación y nuevos desarrollos en TDDS, hablando sobre Blockchain en las transacciones turísticas.

#techYsostenibilidad, foro patrocinado por el Grupo Cooperativo Cajamar

La disrupción provocada por la Covid-19 ha transformado innumerables aspectos de nuestra vida cotidiana y ha puesto en entredicho el desarrollo turístico a nivel global. No obstante, no todo son sombras a nuestro alrededor. La situación actual también propone algunas luces, sugerentes y esperanzadoras, al plantear un nuevo escenario en el que tendremos al alcance de nuestra mano recombinar la garantía institucional, la iniciativa empresarial y las capacidades ciudadanas para crear nuevos sistemas críticos que permitan el desarrollo económico y social y la preservación del medio ambiente.

Ahora más que nunca, es el momento de planificar los destinos que ofreceremos poniendo el foco en la participación de todos los grupos de interés, la seguridad sanitaria, la sostenibilidad, el conocimiento profundo del turista y la tecnología como articulador de todo lo anterior. Para conseguirlo, deberemos ser capaces de provocar una conversación productiva entre los responsables y públicos del sector para explorar las diferentes oportunidades. Las instituciones, expertos y empresarios parecen coincidir: el turismo post-Covid-19 será un turismo de mayor proximidad y, por encima de todo, la seguridad sanitaria será un factor esencial.

Se ha analizado en este foro cómo la pandemia que ha colapsado el sistema de vida en todo el mundo está obligando a la transformación digital del sector turístico y como esta transformación será compatible y estará alineada con los Objetivos de Desarrollo Sostenible. La aplicación de las TIC, Big data y analítica, inteligencia artificial, marketing digital, IoT, wearables, cloud computing e ITaaS… son tecnologías que las empresas del sector de los viajes están aplicando de forma innovadora para conseguir viajeros más satisfechos y mejores rendimientos. Entramos en una fase de intensa transformación digital del sector que está evolucionando la naturaleza de sus servicios y que está permitiendo ofrecer a los viajeros experiencias personalizadas e interacciones cada vez más satisfactorias.

Jorge Marichal, presidente de CEHAT, ha dado la bienvenida al foro #techYsostenibilidad. María Frontera, presidenta de la Federación Empresarial Hotelera de Mallorca (FEHM) ha realizado la primera ponencia inspiracional: “Abrir las ventanas al futuro: un nuevo turismo nos espera”.

Tras esta dosis de inspiración, Manuel Butler, director ejecutivo de la Organización Mundial del turismo (OMT), ha moderado la mesa debate “Aprendiendo del pasado para construir el futuro: Pisando el acelerador de la sostenibilidad” que ha estado compuesta por el presidente de CEHAT, Jorge Marichal; el presidente de la Confederación Empresarial  de Hostelería de España, José Luis Yzuel; el presidente de Paradores de Turismo de España , Óscar López; y, José Rodríguez, CEO de Sercotel Hotel Group.

El director comercial de Cajamar, Sergio Pérez, ha presentado el Informe Hotel Monitor Cajamar-CEHAT y ha charlado sobre la innovación sostenible como vector de crecimiento.  Tras la presentación, José Ángel Preciados, consejero delegado de Ilunion Hotels, junto a Alejandro Vesga, CEO de la Revista Emprendedores han dado su visión sobre el futuro del turismo.

Luis Gutiérrez Ochoa, jefe de producto Smart Solar de Iberdrola ha mostrado casos de éxito en la transformación sostenible del sector hotelero. Ha finalizado el día, Fran Estevan, CEO de Insomnia, explicando cómo aprovechar los Fondos Europeos para asentar la transformación del sector turístico.

Puedes descargar imágenes de la jornada: https://we.tl/t-ys46V7OLFy

«Best Case & Worst Case scenarios»: escenarios financieros para planificar la nueva normalidad – Parte 2

Las soluciones BI de Fairmas en Planificación Financiera y gestión de costes e ingresos, permiten plantear y calcular automáticamente diferentes situaciones financieras para adaptarse con rapidez a cambios de factores directos por el Coronavirus u otros factores que nos podamos influir.

Todavía a estas fechas, hay hoteles que se preguntan si reabrir en el verano. Tienen una ligera idea de cuáles van a ser sus cifras de ocupación; algunos, sin embargo, han arriesgado la Semana Santa y han probado a abrir. Otros hoteleros están pasando por su mejor momento siendo propiedades en destinos de montaña.

Nos encontramos con diferentes perfiles y situaciones que sin embargo cuentan con un denominador común. Nada de lo que ha ocurrido ha sido hasta ahora previsible o al menos se ha acercado a una tendencia de años pasados.

La industria hotelera ha viajado los últimos meses sin brújula. Pero, aunque suene a tópico, se debe planificar aun cuando creamos que los datos pasados no sean útiles; al menos, éstos, nos van a servir como referencia.

Las ventajas de calcular automáticamente cálculos hipotéticos

Con los escenarios hipotéticos What-If, Directores de Hotel y responsables departamentales pueden sacar diferentes conclusiones ante diferentes escenarios que se acerquen más o menos a la realidad o muy probablemente o poco probable vayan a ocurrir.

Antes de la pandemia, estos escenarios se utilizaban para comparar el impacto que podría suponer a la cuenta de resultados de un hotel, un cambio interno por decisiones internas. Por ejemplo: la reforma de habitaciones, organización de eventos o renovación de vajilla en los 5 restaurantes.

Pequeños cambios que suponían una presupuestación necesaria.

Pero ante la incertidumbre del Coronavirus, se necesita una mayor transparencia para identificar cuáles son las oportunidades de un negocio en un futuro próximo o lejano. Se deben tomar decisiones de mayor peso o más cruciales que no son tan fáciles de tomar porque van a impactar en la gestión y rendimiento de un hotel de forma más agresiva.

La buena práctica: Best & Worst Case Scenarios

Primero, un análisis de los costes en los departamentos operativos y no operativos, nos ayudarán a observar al detalle, desde la parte contable y centro de costes, cuál es el mínimo impacto que pueda afectar a la cuenta de resultados. David Lund, experto en coaching financiero anota que “Every line has an owner”. Cada ajuste en cada uno de los costes de un departamento y la involucración de cada empleado en la planificación financiera es sumamente relevante.  Y esto, FairPlanner, permite ponerlo en práctica ya que las soluciones BI de Fairmas, son una plataforma colaborativa, con acceso de usuarios ilimitado donde todos pueden formar parte del proceso presupuestario.

En la imagen 1 se observan los diferentes escenarios los que se pueden realizar ajustes en los escenarios What-If denominados en este ejemplo: Worst-Best Case; aunque también podrían denominarse, “versión” del último Forecast.

 

 

 

Imagen 1:  Escenarios What-If en FairPlanner

Teniendo en cuenta todos los KPIs, la función What-if les ayuda a crear diferentes escenarios para tomar la decisión más acertada basada en principios económicos fundamentales y sobre todo con datos de calidad extraídos de fuentes de datos automatizadas.

Cada escenario es comparable entre ellos y con los costes del sistema contable reales y de años pasados así como ventas de reservas previstas reales y en años pasados. Esto permite analizar el impacto de diferentes estrategias de ventas que conlleven a una mayor rentabilidad. Por ejemplo, el escenario con el margen más alto de beneficio o “Best-Case”, definirá cuál es el número de habitaciones a la venta y la tarifa correspondiente de venta en el mejor de los casos.

Finalmente, para adaptarnos a la situación que nos encontramos ante una nueva normalidad, crear escenarios hipotéticos What-if es el método más adecuado en planificación financiera, que asegura a los directivos hoteleros a medir su mayor rentabilidad y ventaja competitiva frente a otros, a medio y largo plazo.

Ante estas situaciones inesperadas, es necesario escoger un software de planificación financiera adecuado que contenga la función What-if, como puede ser FairPlanner donde más de 4.000 hoteleros ya trabajan con esta herramienta de planificación de costes e ingresos.

Crear el presupuesto de 2021 es imprescindible

El año 2020 finalizó para muchos hoteleros con una gran pregunta, ¿voy a necesitar crear un presupuesto para 2021? O, ¿Cómo voy a crear un presupuesto si no tengo datos cercanos o basados en la realidad en la que me encuentro con los que basarme?

Desde Fairmas, la respuesta a la primera pregunta es un sí rotundo, es imprescindible crear un presupuesto, que nos sirva de guía.

 

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086

La “buena práctica” para planificar el futuro financiero de un hotel – Parte 1

¿Por qué el Forecast?

Un Forecast es una predicción o cálculo previsible, de ahí la composición de su palabra en el inglés “Fore-Cast” – cálculo adelantado -.

Es un pequeño acercamiento a una realidad que podrá estar bien planificada. Detrás de este proceso, se esconde una tarea de planificación que si se realiza siguiendo unas buenas prácticas puede y debe llegar a ser el método de control financiero a seguir para cualquier negocio hotelero en periodo de Post-Coronavirus.

En las previsiones de Carla Richart, Business Development Manager de Fairmas, “Los negocios volverán a su operativa habitual, pero puede que lo habitual sea diferente”. Desde Fairmas, empresa tecnológica de soluciones BI para hoteles, se hace hincapié en que la planificación financiera empieza en cada uno de los departamentos de un hotel y esto con FairPlanner, se puede hacer.

Primeros pasos de un Forecast

En primer lugar, debemos asegurarnos que estamos manejando KPIs relevantes que se extraigan de otros sistemas de forma automática y que puedan asegurar un resultado sin errores.

En segundo lugar, aun siendo tiempos de incertidumbre, donde no contamos con una bola de cristal para predecir el futuro, sí podemos y debemos acercarnos a una posible realidad manejando previsiones o escenarios Forecast.

En tercer lugar, motivar a los equipos involucrados en la planificación, a un ciclo financiero mensual o más bien semanal, (ya que nos encontramos en tiempos inciertos) que ayudarán a reducir extraordinariamente el tiempo de inversión en tareas manuales.

Y, por último, promover liderazgo y transparencia de los datos entre equipos a través de plataformas de colaboración digitales como bien puedan ser las soluciones BI de Fairmas en planificación financiera y Revenue Management.

Aplicar buenas prácticas

Al comienzo del ejercicio financiero, todos los responsables de los departamentos que componen un hotel deben confeccionar un presupuesto donde se anoten sus objetivos financieros. Éstos se basarán en datos de su experiencia pasada y dibujarán un escenario anual con un pronóstico presupuestario que será su guía a seguir para el año que entre.

Habitualmente el presupuesto se prepara en los últimos meses del año.

A continuación, y como máximo a 31 de diciembre, el presupuesto se debe oficializar. Éste será un escenario presupuestario donde no se podrán realizar modificaciones.

Como vemos en el gráfico bajo estas líneas, encontramos los diferentes escenarios que se pueden crear en FairPlanner. Todos son ilimitados menos el presupuesto, que como ya hemos anotado sobre estas líneas, es un escenario oficial donde no se podrán realizar cambios.

En la representación de la imagen 1, cada casilla representa un mes. Las casillas grises representan las cifras contables, con las que se ha cerrado un mes.

Los escenarios Forecast son una combinación de los datos contables con los planificados, de forma que cada mes podemos confeccionar una mejor previsión basándonos en los datos reales del mes anterior.

Nos podremos ayudar en estos escenarios para identificar diferencias y variaciones por cada centro de coste o partida contable.

FairPlanner brinda la posibilidad de crear cualquier ajuste necesario a tiempo. Pongamos un ejemplo: disminuir el número de empleados según el número de roomnights, basado en un ratio que se calcula automáticamente cuando el Revenue Manager modifica en número de OTB pronosticado.

Cómo Planificar un Forecast en tiempos de Coronavirus

Es de obviar que las cifras de 2020 nos son referencia para poder preparar un Forecast para este año. Sin embargo, si podemos y debemos realizar ajustes sobre un Forecast inicial que se ajuste más a la realidad:

El departamento de Rooms Division debe ajustar el Forecast de ocupación, con número de habitaciones ocupadas y ADR por segmento de mercado.

Para planificar con mayor exactitud, deberá ajustar el ADR (ingreso de habitaciones diario) con Advanced Revenue Planner. Con la ayuda de la interfaz al PMS, se conocen cuáles son las OTB y a la misma vez se tendrá en cuenta si hay algún evento en el calendario, relevante para la afluencia de reservas en esa fecha concreta: por ej.: libre circulación entre comunidades autónomas X, Y, Z.

El director financiero o responsable de administración, tendrá en cuenta los costes e ingresos fijos y variables. Para esta tarea utilizará los ratios automáticos en FairPlanner.

Imagen 2: Dashboard Fairmas BI Solutions

 

Desde el nuevo Dashboard BI de Fairmas se pueden analizar las variaciones más rápidamente de forma más visual con gráficos circulares y lineales y garantizar el éxito a largo plazo.

PickupTracking proporciona el pick y otros KPIs como ADR, Roomnights, OTB pudiendo monitorizar sus variaciones en comparación con el pasado y 365 días vista en el futuro, por segmento de mercado y pudiendo validar el número de Roomnights presupuestadas en el Forecast y Budget así como su comparativa de OTB en el pasado. Además, analizar la situación e ingresos en la que nos encontramos a diferencia con el año anterior (Análisis PACE).

Nuestra misión es apoyar a los hoteleros de todo el mundo con una solución de planificación financiera específica para hoteleros en la planificación del Budgets y Forecasts. Más de 4.000 clientes de hoteles en todo el mundo ya utilizan FairPlanner.

Fairmas tiene en cuenta los estándares específicos de la industria hotelera y también ofrece más de 65 interfaces con otros sistemas para una fácil integración. Y es un componente valioso en procesos de planificación y control para más de 11.000 usuarios en todo el mundo.

 

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
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USALI*, El Plan de Cuentas y reportes estándar de la Industria Hotelera

Cómo la tecnología ayuda a tomar decisiones

Ofrecer un servicio con una buena relación calidad-precio manejando unos costes que permitan obtener una máxima rentabilidad es clave. Para los Top Managers tomar decisiones adecuadas para sustentar la salud financiera de sus negocios hoteleros de la forma más eficiente, no es tarea fácil, y una decisión mal tomada puede acarrear terribles consecuencias.

La salida de precios y venta de habitaciones en el mercado turístico fluctúa constantemente y, por lo tanto, requiere de una estrategia de ventas con modificaciones diarias y semanales con apoyo de herramientas de monitorización en tiempo real de los precios de mercado y de la competencia. Más estadísticas, más análisis y previsiones futuras que son lectura obligada para alcanzar objetivos estipulados y un cambio o decisión operacional en la estrategia. Al mismo tiempo, CEOs y directores hoteleros se ven obligados a hacer malabares con los recursos humanos y monetarios que disponen para conseguir centralizar sus procesos de gestión e inversión en la formación de sus empleados. Sin duda, un constante renovarse o morir.

La tecnología ya está jugando un papel muy importante a día de hoy en la mejora de la experiencia del cliente y su fidelización, y muchos hoteleros se están adaptando rápidamente a las tecnologías. En el “backstage” hotelero todavía queda mucho por hacer. Forjar una buena estructura IT con procesos internos es una tarea ardua que habitualmente se dedican de media entre 5 a 10 años.

¿Por qué USALI? Un estándar que nos hace la vida más fácil

Adaptar un Plan de Contabilidad convencional a la estructura de una o varias propiedades hoteleras suele traer más de un dolor de cabeza. Encajar asientos contables para los diferentes departamentos no termina siendo del todo uniforme y en el momento de extraer reportes para analizar gastos no siempre suele encajar la contabilidad.

En 1926 los representantes de la Asociación de Hoteleros de Nueva York, pusieron todos sus esfuerzos en desarrollar un Plan Contable que fuera útil para comparar y medir cifras operacionales en hoteles de diferentes características, estructura de departamentos y espacios y de ocio y restauración. Desde entonces, varias generaciones de hoteleros y controllers aplican éste denominado USALI*, The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry: el Sistema Contable Estándar Para La Industria Hotelera.

USALI se creó para suplir las necesidades de los hoteleros en los años 20 y desde entonces este Plan contable para hoteles se ha ido adecuando a las necesidades actuales. La edición número 11, es la última versión revisada y editada. En total se han realizado 50 cambios en esta versión, pero su esencia y estructura inicial se ha mantenido intacta.

USALI se basa en el principio de costes directos, es decir, cada uno de las partidas contables de materiales, servicios y costes personales se contabilizan correspondientemente en cada uno de los departamentos de un hotel de forma que se pueden comparar con los ingresos o gastos, de los departamentos operacionales, no distribuidos y no operacionales de la cuenta de resultados.

Con este trabajo minucioso se optimiza y potencia el control de los gastos e ingresos de cada propiedad hotelera y es una base sólida para realizar estudios comparativos con resultados reales del sistema contable.

En esta última versión editada en junio de 2015, se han tenido en cuenta la globalización de los mercados mundiales. Esto ha permitido la medición en un mismo reporte consolidado para empresas que son propietarios o gestoras de diferentes hoteles o grupos hoteleros de diferentes tamaños y estructuras.

A continuación, enumeramos algunos de esos cambios:

Estándares para acompañar a la globalización
Los orígenes de USALI en EE.UU. estaban determinados por una estructura y diseño que no podía diferir de su estándar nacional contable. Pero con la globalización y la expansión de los grupos hoteleros, la edición número 11, se adaptó para poder realizar comparativas más adecuadas y eficientes entre propiedades hoteleras de grupos hoteleros internacionales.
Esta estandarización más adecuada y más clara que ha sido clave para evitar diferentes interpretaciones.

Zeitgeist: Un cambio de época, en la información y telecomunicaciones
Algunas partidas de costes más generales, como, por ejemplo: los costes en comunicaciones, han sido sustituidos y adaptados a los nuevos tiempos, por la partida de sistemas de información y comunicación en apartado de costes no distribuidos que permiten reunir los costes e ingresos en IT conjuntos, como pueda ser los costes de comunicación a los clientes en el departamento operativo correspondiente.

La necesidad de agrupar costes
Los costes que corresponden a varias propiedades ahora se registran en la partida contable “Costes de Clusters” pudiendo así comparar los costes de una organización de forma estándar. Para nombrar algunos, podrían ser, los costes de subcontratación o costes centralizados.

Precios y tarifas de habitaciones

El ADR (Average Daily Rate – Tarifa media de la habitación) podía manejarse libremente e influenciar negativamente en los resultados. En la nueva versión, el KPI de referencia es el número de habitaciones vendidas, no ocupadas.
Ahora las habitaciones vendidas se contabilizan sin tarifas especiales dentro del apartado de habitaciones vendidas.

Uniformidad en los Resorts
La práctica habitual de contabilizar tarifas de paquetes “Todo Incluido” dentro del apartado de habitaciones, ya no se aplica modificando así los resultados en el RevPar.

De nuevo: la agrupación en F&B
“Customers served” es la nueva categoría que reemplaza al antiguo término “cover” o “cubierto”, independientemente si al huésped se le sirve o no comida. Aunque esta modificación parezca insignificante, supone un gran impacto. Estos datos ahora están estandarizados operacionalmente sumado a los datos registrados en los TPV y que finalmente no interfieren en la lectura de los reportes de resultados.

Costes salariales
El apartado que mayores costes supone a la industria hotelera son los costes salariales. Con el cambio de denominación en USALI 11 de “Payroll Costs” a “Labor Costs” frena cualquier intento de reducir costes de personal en el apartado de subcontratación o aumentar otros gastos. Ahora, todos los gastos de personal se organizan en la partida de “Labor Cost”. Esto también se aplica a los costes de servicios subcontratados. La separación de costes salariales en “Management” o y “Non-Management” es nueva ahora. Esto permite hacer una lectura rápida de los costes por empleado o managers.

¿Por qué usar FairPlanner de Fairmas?
Para los hoteles que aún dudan en si convertir o no sus reportes en USALI, desde Fairmas recomendamos que lo apliquen y que digitalicen sus procesos presupuestarios y reporting para poder medir su rentabilidad. USALI transmite seguridad y se adapta a las necesidades de cada hotelero y se adapta a todos los niveles dentro de gestión de un hotel, pero también para hoteles de todos los tamaños, de pocas habitaciones y de gestión independiente hasta hoteles vacacionales o grupos de hoteles de cualquier tipo. Con estos ajustes, USALI ha evolucionado de forma que banqueros e inversores de la Industria Hotelera y millones de propietarios y realizan su Planificación Financiera basada en el modelo USALI y para más 4.000 hoteles en todo el mundo ya lo aplican con las soluciones de Fairmas.

Siempre es mejor tener un plan
Hoy en día, la gestión y control de gastos e ingresos no es suficiente con tener un Plan de Cuentas básico. Tampoco es suficiente comparar los datos reales con los históricos de reservas. Ahora, la palabra mágica es “planificar” y enfrentarse al desafío de la Planificación Financiera. Los profesionales del sector ya saben desde hace mucho tiempo que los procesos de planificación en la industria hotelera son inevitables y son la clave de éxito para posicionarse con una ventaja competitiva en el mercado hotelero.

Un gran número de hoteles, durante muchos años están implementando procesos presupuestarios cada vez más complejos. Sin embargo, la inversión en costes y tiempo en recursos humanos pueden volverse poco llevaderos.

La entrada de datos manuales en hojas de cálculo de Excel es una tarea muy compleja lleva a errores y tensiones entre los componentes de diferentes equipos de trabajo. Las soluciones de Fairmas están desarrolladas exclusivamente para la Industria Hotelera son muy útiles. Facilitan la planificación y previsión financiera (Forecasting) y controlling y contribuyen a la optimización de procesos de trabajo.

La paridad de los datos se asegura con procesos automáticos entre interfaces tecnológicas y predefinidas con otros sistemas existentes de forma que los datos se reducen a los esencial y se pueden analizar y planificar con asientos contables reales consolidadas dentro de una misma herramienta para una gestión más fácil.

Promoviendo el cambio
Entonces, ¿qué debemos hacer ahora? Una herramienta de software adecuada no solo procesa, sino que también ahorra tiempo, esfuerzo, dinero y reduce tensiones. Es muy ventajoso usar un software que cumpla con los estándares internacionales.

Planificar, controlar y monitorizar procesos automáticamente con el estándar USALI, garantiza una lectura de reportes limpia.

Otras herramientas también se integran con la infraestructura IT y se han automatizado interfaces con PMS y sistemas contables eliminando la necesidad de introducir datos en hojas de cálculo Excel.

Es importante anotar que la optimización en planificación, control y gestión de reportes no termina con la implementación del software. Es necesario optimizar los procesos internos que no han cambiado durante años. Hemos aprendido que, con el uso de estas herramientas, los procesos presupuestarios son más ágiles y liberan recursos humanos para nuevas tareas, por lo que trabajar con USALI definitivamente, ¡vale la pena!

 

*Aviso legal: Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) es la entidad profesional que ha adquirido los derechos de autor de USALI. Anteriormente, los derechos de autor pertenecían a la Asociación de Hoteles de la ciudad de Nueva York. Las revisiones de USALI están supervisadas por el Comité de Gestión Financiera (FMC) de la Asociación Americana de Hoteleros (AHLA), de los cuales la mayoría también son miembros de la HTPF. Fairmas utiliza el término USALI para hacer referencia al estándar de la industria hotelera como un ejemplo de entre otros posibles, para la cuenta de resultados P&L específica para empresas en el marco contable.

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