Caso de éxito BeCheckin Company by Telefónica y Hotel Barceló Renacimiento 5*: Transformación Digital, de Hotel tradicional al SmartHotel

Las edificaciones tradicionales, en las que se incluyen los hoteles, son aquellas cuya operativa diaria no está digitalizada, debiendo recurrir a soluciones mecánicas para su uso y funcionamiento, por lo que nos encontramos con que o no existen sistemas de control ni interacción digitalizados con usuarios o estos son manuales. En el caso concreto de los hoteles, el hecho de no estar digitalizados obliga a sus usuarios a que, como mucho, sólo puedan hacer reservas y registrarse por la web del establecimiento, debiendo hacer la mayoría de su operativa a su llegada física al establecimiento: Entrega del documento de identidad / pasaporte, que es escaneado físicamente, rellenar los datos personales y firmar en documento oficial, llamado ficha policial. Acto seguido se le entregan las llaves físicas tradicionales, ya sean metálicas o de plástico (tarjetas, llavines o mandos). Los clientes se dirigen a continuación a su habitación y abren sus puertas, con los sistemas de apertura de puertas tradicionales, donde –insistimos- es necesaria una llave física (metálica o de plástico, tarjetas, llavines o mandos electrónicos) para poder acceder a la habitación asignada. De dichos accesos no queda constancia en la mayoría de los casos, debiendo ir a lo sumo con un lector a la propia cerradura de cada habitación para cotejarlos. Igualmente han de accionar con interruptores físicos los diferentes elementos, comenzando con la iluminación. Y si desean interactuar con el hotel/recepción, han de hacerlo por el teléfono de la habitación o bajando a recepción.

El Hotel Barceló Sevilla Renacimiento***** es emblemático, no sólo en la ciudad de Sevilla sino en la propia Andalucía, por su arquitectura y su diseño que recuerdan al museo Guggenheim de Nueva York, atrapando al visitante a primera vista. Situado a orillas del río Guadalquivir cuenta con 295 amplias y luminosas habitaciones, que han sido renovadas, convirtiéndose en el alojamiento perfecto para viajes de negocio, turismo urbano o vacaciones en familia. El hotel cuenta con una amplia oferta gastronómica en sus restaurantes y bares, y ofrece una sala fitness, entrenador personal, servicio de masajes en habitación, sauna, piscina panorámica climatizada, piscina exterior y piscina infantil (siendo el único hotel de Sevilla que ofrece servicio de piscina durante los 12 meses del año). Ofrece también más de 25 salas para eventos y convenciones con el Barceló Convention Center que convierten al hotel en el mayor centro de convenciones de Sevilla, siendo miembro de ICCA (International Congress and Conventions Association) y uno de los primeros hoteles de Europa reconocidos como Chinese Friendly.

El Hotel Barceló Sevilla Renacimiento***** no sólo es un hotel a la vanguardia en diseño y en los servicios que le ofrece al viajero, si no que ha sido pionero siempre en la ofrecer una experiencia digital a los mismos. Así, fue uno de los primeros hoteles en Sevilla que incluyó tótems interactivos e informativos por todas las zonas del hotel, videowalls, pantallas informativas en salones, etc…  Cuenta además con diversas opciones para dar un trato personalizado al cliente y ofrecerle así una estancia inolvidable. Los clientes tienen a su disposición una App para estar en contacto con recepción, así como WhatsApp directo de Guest Experience Manager, teléfono directo de este servicio, herramienta con encuesta durante estancia, etc…

Aunque es evidente que es un hotel pro digitalización, con avances más que significativos en la mayoría de los campos, y con objeto de seguir siendo pionero tanto en los servicios ofertados al huésped como en la experiencia que se le ofrece, decidieron dar un paso más con su colaboración, plena y decidida, con BeCheckin by Telefónica, comenzando con el control de los accesos de sus clientes, mediante la digitalización de la interacción con los mismos, conocimiento, identificación previa y registro, así como del control de las habitaciones, haciendo posible la interacción de sus clientes con las mismas, desde sus propios dispositivos móviles.

La solución elegida para el Hotel Barceló Sevilla Renacimiento***** es el Sistema BeCheckin In para apertura de puertas con móvil y tarjeta RFID, con Plataforma BeCheckin y aplicación personalizada Barceló Keys Renacimiento.

Con esta solución lo que se pretende es conseguir la Transformación Digital de Hoteles tradicionales para convertirlos en Hoteles inteligentes o SmartHotels, centrado en dos aspectos de la digitalización:

• Interacción de Administrador con Usuarios.
• Interacción de Usuarios con Hotel.

Y todo de forma invisible, sin anular lo existente (que sigue funcionando) y con el propio móvil de los usuarios. La tecnología BeCheckin consigue convertir cualquier teléfono móvil en una llave para el registro y acceso universal, así como para el control de elementos como iluminación, sin modificar ni anular lo que ya existe, haciéndolo de forma totalmente segura y además compatible con todos los sistemas de control de accesos existentes y con software de administración instalado.

Características:

• Universal y válido para todos los móviles.
• Fácil instalación, ya que no modifica las puertas y no precisa alterar ni cambiar cerraduras.
• No consume datos ni 3G.
• Seguro, al usar tecnología Bluetooth.
• Proporciona información online y en tiempo real, proporcionando información de todos los usos que tenga cada sistema (entradas y salidas, por ejemplo).
• Facilidad de uso: Permite realizar fácilmente llaves maestras, duplicar llaves para distintos móviles, tener los registros de las entradas por fecha/día/hora etc.
• Compatible con los sistemas existentes, que no sólo no se modifican, sino que siguen siendo perfectamente operativos, lo que favorece la transformación digital como proceso evolutivo, al permitir incorporaciones graduales. Además, el sistema es compatible con los sistemas de tarjetas RFID, por lo que las puertas que empleen esta tecnología se podrán abrir de las 2 formas, modernizando así el sistema de tarjetas de inserción sin necesidad de cambiar las cerraduras.
• Integrable con el PMS de los hoteles a través de una API.

Composición: Las diferentes soluciones tecnológicas incluyen:

1º- Plataforma BeCheckin 

Es el software de control, al que se accede a través de la Web BeCheckin. Posibilita la interacción del administrador con los usuarios, en un primer término, y de éstos con sus estancias, a través de las diferentes placas domóticas. Características:

• El sistema BeCheckin consta de APIs para poder integrar las diferentes funcionalidades en el sistema de gestión del cliente, generalmente denominado PMS.
• El servidor se encuentra en la nube, siendo allí donde quedan registrados, autorizados y activados los usuarios, así como las diferentes funcionalidades, entre se encuentran las llaves, por fecha y hora.
• La plataforma software, activa las distintas llaves por fecha y día desde cualquier dispositivo.
• Dicha plataforma, se puede integrar directamente en el PMS del cliente por medio de APIs, pero en caso de no integración con el PMS, se puede acceder a la plataforma software a través de la web entrando por medio de una cuenta cliente/contraseña.

2º- App Barceló Keys

Es la aplicación móvil personalizada para el cliente. Parte de las mismas funcionalidades de la App genérica BeCheckinPro. La aplicación personalizada está disponible en los markets (iOs y Android) y se actualiza tanto con las funcionalidades generales como con las específicas solicitadas por el cliente. La aplicación posibilita la interacción antes descrita en dos vertientes:

• Administrador con Usuarios
• FastCheck-in: Identificación, conocimiento y registro de usuarios (en origen, desde el momento de la reserva, y en la propia recepción del hotel).
• Pasarela de pagos, con asignación de código QR privativo.
• FastCheck-out
• Usuarios con Edificios/Hoteles
• Control de Accesos, mediante llaves virtuales: Cuando la apertura a través de móvil está disponible, la (APP) activa las llaves a través del servidor y actúa sobre las domóticas, vía bluetooth, para abrir las puertas.
• Control elementos estancia, comenzando por consumos eléctricos

Cuando se ejecuta la apertura desde la App, el hardware reconoce la señal Bluetooth que le envía el Smartphone a través de la App para abrir la puerta. Se emplea tecnología con cifrado entre dispositivos.

3º- Placas con tecnología BeCheckin In

Cada Placa BeCheckin In se inserta dentro de cada una de las cerraduras del hotel. La placa utiliza la misma pila que la cerradura en la que se inserta, pero asegurando un consumo mínimo de la misma.  Las distintas domóticas están numeradas y son asociadas a cada puerta/acceso/elemento con el que interactuar, donde se encuentren colocadas como parte de la configuración inicial del sistema. Una vez instalado y configurado, se darán de alta las puertas/elementos correspondiendo a cada habitación un número diferente.

El hotel ha seleccionado un total de 103 habitaciones (96 habitaciones distribuidas en 4 plantas y 7 suites) incluidas en un atrio del mismo con el siguiente objetivo:

• Funcionar como piloto para seguir con la implantación en otros hoteles de la cadena.
• Contar con un atrio del hotel dotado de una serie de funcionalidades que permitan ofrecer una mejor experiencia de usuario (una experiencia 100% digital) y, en consecuencia, un precio superior para dichas habitaciones.

Para la instalación no ha sido necesario cerrar el hotel ni ningún área de la misma. Se tarda una media de 20-40 minutos por cerradura, por lo que las 96 habitaciones de las plantas 1 a 4 se instalaron en 4 días. Las 7 suites se han ido instalando según la disponibilidad de las mismas.

Una vez la instalación ha sido completada, se ha dado una formación al personal del hotel. El hotel seleccionó como interlocutor interno a su Guest Experience y desde BeCheckin Company se les asigna además un Key Account Manager, para que ambas personas estén en contacto directo y velando por el buen funcionamiento y rápida integración del sistema en la operativa diaria del hotel.

Resultados                      

La solución BeCheckin en Hotel Barceló Sevilla Renacimiento*****, aunque implantado, se encuentra aún en fase piloto. Se están probando diferentes vías de comunicación con los huéspedes para familiarizarlos con el uso de la aplicación. En general los comentarios son positivos y el grado de aceptación es bastante alto.

Las siguientes actuaciones serán:

• Seguir digitalizando las habitaciones del atrio seleccionadas, incluyendo control de otros elementos de la estancia.
• Concluir la integración con su PMS

De esta primera fase de implantación sacamos dos conclusiones principales:

–          La Transformación Digital debe ser y es un proceso.

–          Un alto grado de aceptación de la solución.

Trabajar mano a mano desarrollando una solución personalizada para un hotel de las características del Hotel Barceló Sevilla Renacimiento*****, con un personal muy implicado con la digitalización y con ganas de ofrecer nuevas experiencias a sus clientes nos ha permitido conocer de primera mano las necesidades de cada departamento implicado. La Transformación Digital es algo que no sólo atañe al cliente final, al huésped, sino que es un proceso que afecta a todos y cada uno de los trabajadores del hotel y, en el caso que nos ocupa, la han asumido como propia, en pos de la mejor atención a sus clientes.

Cuando desarrollamos nuestras soluciones debemos tener siempre en cuenta el uso que le dará cada uno de los potenciales usuarios. Nuestra Solución BeCheckin está pensada para hoteles y establecimientos turísticos, pero para que ellos puedan dar una experiencia superior a sus huéspedes, una experiencia digital. Por ello, desarrollamos soluciones que sean útiles, fáciles y agradables en el uso para los huéspedes y que ayuden a simplificar los procesos, tanto en recepción como en la administración del hotel,  de modo que contribuyan a optimizar aún más sus recursos.

Sobre BeCheckin

BeCheckin by Telefónica, tiene como actividad el desarrollo, fabricación y venta de soluciones tecnológicas (IoT, IA, BigData), vinculadas al Smartphone de los propios usuarios, sin anular lo existente y que posibilitan la Transformación Digital de Edificios Tradicionales a SmartBuildings, con especial atención al sector hotelero, por la importancia del mismo en la dinamización de la economía y por la propensión a la digitalización y nuevas tecnologías que procura el continuo flujo de usuarios/clientes.

Para ello se centra en la interacción durante todo el proceso (desde el origen a la postventa) de:

a- Administradores con usuarios: Identificación, registro, conocimiento, chat, compras y pagos

b- Usuarios con estancias y elementos de los edificios:

– Control y seguridad de todos los accesos

– Control de elementos de la estancia, como la electricidad

Que dichas soluciones tecnológicas se componen de:

– Plataforma BeCheckin: Software inteligente y Servidores dedicados (integrable en todos los PMS)

– App BeCheckinPro: Apps con distintas funcionalidades (personalizable e integrable en App existentes)

– Sistemas BeCheckin: Placas de domótica

BeCheckin está participada por Telefónica, a través de Wayra (comenzando la relación a través de Andalucía Open Future), así mismo es partner de Instituto Tecnológico Hotelero (ITH, dependiente de CEHAT), habiendo acudido con y junto a ellos en las dos últimas ediciones de FiturTechY, “la habitación del Futuro” y teniendo previsto acudir, junto a Telefónica, a la próxima edición 2019. También lo es de Federación Andaluza de Hoteles y Apartamentos Turísticos (FAHAT), de Eticom y del CAF. De igual modo está asociada a Andalucía Lab, (EP Turismo y Deporte de Junta Andalucía) manteniendo sus soluciones en la DemoLab de Marbella.

 

Contacto:

Amalia Del Junco, Directora Comercial amalia@becheckin.com