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VIVOOD y Fairmas, unidos en la digitalización de procesos presupuestarios para el sector hotelero

Hoy, en ITH entrevistamos a Iván Bódalo, subdirector de VIVOOD Landscape Hotel, que se ha enfrentado a la crisis del Covid19 apoyándose en soluciones BI como las de Fairmas para adaptar en el hotel sus procesos internos y posicionándolo como uno de los de mayor ocupación de la provincia de Alicante y mejor reputación online en España.

 

¿Iván, supongo que el 2020 ha sido todo menos lo que habías previsto?

Efectivamente, la pandemia trastocó todos nuestros planes y presupuestos que había marcados para el 2020. La Covid ha supuesto un duro golpe para todo el sector. Ha sido un año muy complicado, pero al mismo tiempo ha sido todo un reto sobreponerse ante una situación nunca antes vivida.

Gracias al trabajo y al esfuerzo de todo el equipo del hotel, hemos tomado las decisiones más acertadas para recuperar la confianza de los huéspedes y gracias a las características diferenciadoras de VIVOOD, hemos logrado cifras de ocupación muy positivas; VIVOOD está ubicado en Benimantell, en plena naturaleza y aislado de aglomeraciones, con habitaciones independientes y amplios espacios exteriores.

Imagino que habréis pasado por momentos donde habrá sido muy difícil tomar una decisión ¿Cómo habéis afrontado esta situación y qué decisiones habéis tomado para no tener que cerrar ningún día?

Esta situación la hemos afrontado con optimismo y unidos en equipo a pesar de la distancia.

Hemos trabajado marcando objetivos claros pero realistas y que pudieran alcanzarse. Cada una de las decisiones se han tomado analizando la situación en la que nos encontrábamos, observando la evolución del sector y la demanda y poniendo en el centro a nuestros huéspedes, su seguridad y su satisfacción. Eso nos permitió abrir en junio de 2020, recuperar al 100% de los trabajadores y no cerrar ningún día desde entonces. A partir de ahí, hemos ido trabajando sin descanso para ofrecer a nuestros huéspedes una experiencia igual de única y exclusiva que antes de la pandemia. No hemos bajado el nivel de exigencia ni tampoco el nivel de calidad de nuestros servicios, más bien al contrario.

Por otro lado, es cierto que la pandemia alteró nuestra forma habitual de trabajar. Antes de la crisis ya teníamos establecida una agenda con reuniones todas las semanas, en concreto los miércoles, para actualizar la previsión semanal que cada departamento prepara previamente. Primero, el departamento de Rooms Division marca su previsión de ocupación, a continuación, le sigue recursos humanos y, por último, el departamento financiero. Es una cadena de trabajo indispensable para hacer que la maquinaria funcione. Precisamente, esta tarea rutinaria semanal es la que hemos digitalizado con las soluciones de Fairmas.

¿Desde cuándo trabajáis con Fairmas y cuáles fueron las razones por las que los escogisteis para vuestro control y previsión financieros?

Trabajamos con Fairmas desde 2018. Escogimos Fairmas porque con FairPlanner se puede planificar nuestro Forecast semanalmente en cuestión de minutos, cuando antiguamente invertíamos horas. Además, son soluciones Cloud donde todos podemos acceder a los datos simultáneamente, desde cualquier lugar.
Para mí, como hotelero, es indispensable que los datos se entreguen actualizados en tiempo real y sean totalmente fiables, ya que nos basamos en el análisis de estos KPIs para tomar decisiones. Ahora somos más productivos en nuestra gestión financiera.

Hace poco han desarrollado un nuevo cuadro de mando donde se presentan los KPIs de forma gráfica con comparación de las previsiones de cada partida. Son soluciones muy intuitivas y fáciles de usar. Constan de diferentes módulos de gestión y se pueden extraer reportes rápidamente.

Generalmente, la implantación de nuevos sistemas suele ser un quebradero de cabeza para el hotelero ¿Cuál fue vuestra experiencia con Fairmas?

Para nosotros ha sido muy cómodo. La implementación de FairPlanner fue muy simple. Se basa en el Plan de Cuentas hotelero y de reportes, USALI, que, aunque nosotros ya lo usábamos, no hubo inconveniente. Es una solución estándar, totalmente adaptable y lista para usar.
Con Advanced Revenue Planner no hemos tenido que hacer nada. Desde el departamento técnico lo han conectado con nuestro PMS sin ninguna complicación. Y en el caso de PickupTracking, tenemos un seguimiento de reservas en tiempo real, incluso con su APP móvil podemos acceder desde cualquier lugar y esto nos facilita muchísimo nuestro trabajo.

¿Habéis preparado un presupuesto para el 2021?

Sí, por supuesto. Es imprescindible contar con un presupuesto.

El presupuesto para 2021 lo preparamos a final del año 2020. A pesar de que los datos desde marzo de 2020 estaban condicionados por la pandemia y no eran del todo útiles, hemos seguido trabajando sobre escenarios previsibles Forecasts que hemos ido ajustando poco a poco, y aunque puedan ocurrir varios cambios inesperados, hemos aprendido a adaptarnos y acercarnos a la realidad. Ahora estamos preparados para actuar con más rapidez a actualizar las previsiones.

¿Dirías que las soluciones de Fairmas os han ayudado en este proceso?

Así es. Con las soluciones de Fairmas podemos tener lista una previsión futura en un par de horas cuando antes era bastante más difícil o casi imposible tener un Forecast listo semanalmente.

¿Hay alguna otra recomendación que te gustaría compartir con nuestros lectores?

Es imprescindible invertir en la digitalización de procesos financieros, incluso te diría que no es una opción, sino una obligación. Una buena gestión de los gastos e ingresos repercute positivamente en la calidad y medición de la rentabilidad de nuestro hotel y conlleva un beneficio para todas las partes, tanto en ahorro de recursos humanos como en la ganancia final del negocio.

Fairmas nos ha aportado una nueva visión. La de trabajar en equipo, con una plataforma colaborativa. La unión de los departamentos más influyentes de un hotel como son los de Revenue Management y dirección financiera, es clave para hacer una correcta evaluación de la rentabilidad de una propiedad desde distintos enfoques. Además, Fairmas nos involucra en este hábito, el de un seguimiento rutinario de la gestión presupuestaria.

Los valores de Fairmas se rigen por el trabajo bien hecho. Fairmas nos escucha, identifica nuestras necesidades, y trabaja para intercambiar nuevos conocimientos y experiencias que implementa en sus herramientas.

 

 

 

 

 

 

 

Iván Bódalo, subdirector de VIVOOD Landscape Hotel.

 

Sobre Fairmas

Fairmas es una empresa tecnológica alemana que desarrolla herramientas de planificación financiera y Revenue Management exclusivamente para hoteleros. Con más de 15 años de experiencia en el sector, Fairmas es un partner de confianza y suma, hasta la fecha, +5.000 clientes con +15.000 usuarios en todo el mundo. Su sede se encuentra en Berlín y cuenta con otras oficinas de representación en España y Holanda. Sus soluciones BI permiten monitorizar, consolidar y reportar los gastos e ingresos de la cuenta de explotación de una o varias propiedades hoteleras. Fairmas permite simplificar su planificación financiera y monitorizar sus procesos presupuestarios (Budgeting/Forecasting), así como, consolidar sus reportes de KPIs a través de la estandarización con el modelo de Plan de Cuentas hotelero USALI “Uniform System for the Lodging Industry” para evaluar la rentabilidad de varias propiedades hoteleras de diferentes estructuras departamentales. Con las más de 70 interfaces que Fairmas ha desarrollado con sistemas de terceros: PMS, sistemas contables, RMS o BI los hoteleros pueden contar con sus KPIs actualizados automáticamente y en tiempo real.

«Best Case & Worst Case scenarios»: escenarios financieros para planificar la nueva normalidad – Parte 2

Las soluciones BI de Fairmas en Planificación Financiera y gestión de costes e ingresos, permiten plantear y calcular automáticamente diferentes situaciones financieras para adaptarse con rapidez a cambios de factores directos por el Coronavirus u otros factores que nos podamos influir.

Todavía a estas fechas, hay hoteles que se preguntan si reabrir en el verano. Tienen una ligera idea de cuáles van a ser sus cifras de ocupación; algunos, sin embargo, han arriesgado la Semana Santa y han probado a abrir. Otros hoteleros están pasando por su mejor momento siendo propiedades en destinos de montaña.

Nos encontramos con diferentes perfiles y situaciones que sin embargo cuentan con un denominador común. Nada de lo que ha ocurrido ha sido hasta ahora previsible o al menos se ha acercado a una tendencia de años pasados.

La industria hotelera ha viajado los últimos meses sin brújula. Pero, aunque suene a tópico, se debe planificar aun cuando creamos que los datos pasados no sean útiles; al menos, éstos, nos van a servir como referencia.

Las ventajas de calcular automáticamente cálculos hipotéticos

Con los escenarios hipotéticos What-If, Directores de Hotel y responsables departamentales pueden sacar diferentes conclusiones ante diferentes escenarios que se acerquen más o menos a la realidad o muy probablemente o poco probable vayan a ocurrir.

Antes de la pandemia, estos escenarios se utilizaban para comparar el impacto que podría suponer a la cuenta de resultados de un hotel, un cambio interno por decisiones internas. Por ejemplo: la reforma de habitaciones, organización de eventos o renovación de vajilla en los 5 restaurantes.

Pequeños cambios que suponían una presupuestación necesaria.

Pero ante la incertidumbre del Coronavirus, se necesita una mayor transparencia para identificar cuáles son las oportunidades de un negocio en un futuro próximo o lejano. Se deben tomar decisiones de mayor peso o más cruciales que no son tan fáciles de tomar porque van a impactar en la gestión y rendimiento de un hotel de forma más agresiva.

La buena práctica: Best & Worst Case Scenarios

Primero, un análisis de los costes en los departamentos operativos y no operativos, nos ayudarán a observar al detalle, desde la parte contable y centro de costes, cuál es el mínimo impacto que pueda afectar a la cuenta de resultados. David Lund, experto en coaching financiero anota que “Every line has an owner”. Cada ajuste en cada uno de los costes de un departamento y la involucración de cada empleado en la planificación financiera es sumamente relevante.  Y esto, FairPlanner, permite ponerlo en práctica ya que las soluciones BI de Fairmas, son una plataforma colaborativa, con acceso de usuarios ilimitado donde todos pueden formar parte del proceso presupuestario.

En la imagen 1 se observan los diferentes escenarios los que se pueden realizar ajustes en los escenarios What-If denominados en este ejemplo: Worst-Best Case; aunque también podrían denominarse, “versión” del último Forecast.

 

 

 

Imagen 1:  Escenarios What-If en FairPlanner

Teniendo en cuenta todos los KPIs, la función What-if les ayuda a crear diferentes escenarios para tomar la decisión más acertada basada en principios económicos fundamentales y sobre todo con datos de calidad extraídos de fuentes de datos automatizadas.

Cada escenario es comparable entre ellos y con los costes del sistema contable reales y de años pasados así como ventas de reservas previstas reales y en años pasados. Esto permite analizar el impacto de diferentes estrategias de ventas que conlleven a una mayor rentabilidad. Por ejemplo, el escenario con el margen más alto de beneficio o “Best-Case”, definirá cuál es el número de habitaciones a la venta y la tarifa correspondiente de venta en el mejor de los casos.

Finalmente, para adaptarnos a la situación que nos encontramos ante una nueva normalidad, crear escenarios hipotéticos What-if es el método más adecuado en planificación financiera, que asegura a los directivos hoteleros a medir su mayor rentabilidad y ventaja competitiva frente a otros, a medio y largo plazo.

Ante estas situaciones inesperadas, es necesario escoger un software de planificación financiera adecuado que contenga la función What-if, como puede ser FairPlanner donde más de 4.000 hoteleros ya trabajan con esta herramienta de planificación de costes e ingresos.

Crear el presupuesto de 2021 es imprescindible

El año 2020 finalizó para muchos hoteleros con una gran pregunta, ¿voy a necesitar crear un presupuesto para 2021? O, ¿Cómo voy a crear un presupuesto si no tengo datos cercanos o basados en la realidad en la que me encuentro con los que basarme?

Desde Fairmas, la respuesta a la primera pregunta es un sí rotundo, es imprescindible crear un presupuesto, que nos sirva de guía.

 

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086

La “buena práctica” para planificar el futuro financiero de un hotel – Parte 1

¿Por qué el Forecast?

Un Forecast es una predicción o cálculo previsible, de ahí la composición de su palabra en el inglés “Fore-Cast” – cálculo adelantado -.

Es un pequeño acercamiento a una realidad que podrá estar bien planificada. Detrás de este proceso, se esconde una tarea de planificación que si se realiza siguiendo unas buenas prácticas puede y debe llegar a ser el método de control financiero a seguir para cualquier negocio hotelero en periodo de Post-Coronavirus.

En las previsiones de Carla Richart, Business Development Manager de Fairmas, “Los negocios volverán a su operativa habitual, pero puede que lo habitual sea diferente”. Desde Fairmas, empresa tecnológica de soluciones BI para hoteles, se hace hincapié en que la planificación financiera empieza en cada uno de los departamentos de un hotel y esto con FairPlanner, se puede hacer.

Primeros pasos de un Forecast

En primer lugar, debemos asegurarnos que estamos manejando KPIs relevantes que se extraigan de otros sistemas de forma automática y que puedan asegurar un resultado sin errores.

En segundo lugar, aun siendo tiempos de incertidumbre, donde no contamos con una bola de cristal para predecir el futuro, sí podemos y debemos acercarnos a una posible realidad manejando previsiones o escenarios Forecast.

En tercer lugar, motivar a los equipos involucrados en la planificación, a un ciclo financiero mensual o más bien semanal, (ya que nos encontramos en tiempos inciertos) que ayudarán a reducir extraordinariamente el tiempo de inversión en tareas manuales.

Y, por último, promover liderazgo y transparencia de los datos entre equipos a través de plataformas de colaboración digitales como bien puedan ser las soluciones BI de Fairmas en planificación financiera y Revenue Management.

Aplicar buenas prácticas

Al comienzo del ejercicio financiero, todos los responsables de los departamentos que componen un hotel deben confeccionar un presupuesto donde se anoten sus objetivos financieros. Éstos se basarán en datos de su experiencia pasada y dibujarán un escenario anual con un pronóstico presupuestario que será su guía a seguir para el año que entre.

Habitualmente el presupuesto se prepara en los últimos meses del año.

A continuación, y como máximo a 31 de diciembre, el presupuesto se debe oficializar. Éste será un escenario presupuestario donde no se podrán realizar modificaciones.

Como vemos en el gráfico bajo estas líneas, encontramos los diferentes escenarios que se pueden crear en FairPlanner. Todos son ilimitados menos el presupuesto, que como ya hemos anotado sobre estas líneas, es un escenario oficial donde no se podrán realizar cambios.

En la representación de la imagen 1, cada casilla representa un mes. Las casillas grises representan las cifras contables, con las que se ha cerrado un mes.

Los escenarios Forecast son una combinación de los datos contables con los planificados, de forma que cada mes podemos confeccionar una mejor previsión basándonos en los datos reales del mes anterior.

Nos podremos ayudar en estos escenarios para identificar diferencias y variaciones por cada centro de coste o partida contable.

FairPlanner brinda la posibilidad de crear cualquier ajuste necesario a tiempo. Pongamos un ejemplo: disminuir el número de empleados según el número de roomnights, basado en un ratio que se calcula automáticamente cuando el Revenue Manager modifica en número de OTB pronosticado.

Cómo Planificar un Forecast en tiempos de Coronavirus

Es de obviar que las cifras de 2020 nos son referencia para poder preparar un Forecast para este año. Sin embargo, si podemos y debemos realizar ajustes sobre un Forecast inicial que se ajuste más a la realidad:

El departamento de Rooms Division debe ajustar el Forecast de ocupación, con número de habitaciones ocupadas y ADR por segmento de mercado.

Para planificar con mayor exactitud, deberá ajustar el ADR (ingreso de habitaciones diario) con Advanced Revenue Planner. Con la ayuda de la interfaz al PMS, se conocen cuáles son las OTB y a la misma vez se tendrá en cuenta si hay algún evento en el calendario, relevante para la afluencia de reservas en esa fecha concreta: por ej.: libre circulación entre comunidades autónomas X, Y, Z.

El director financiero o responsable de administración, tendrá en cuenta los costes e ingresos fijos y variables. Para esta tarea utilizará los ratios automáticos en FairPlanner.

Imagen 2: Dashboard Fairmas BI Solutions

 

Desde el nuevo Dashboard BI de Fairmas se pueden analizar las variaciones más rápidamente de forma más visual con gráficos circulares y lineales y garantizar el éxito a largo plazo.

PickupTracking proporciona el pick y otros KPIs como ADR, Roomnights, OTB pudiendo monitorizar sus variaciones en comparación con el pasado y 365 días vista en el futuro, por segmento de mercado y pudiendo validar el número de Roomnights presupuestadas en el Forecast y Budget así como su comparativa de OTB en el pasado. Además, analizar la situación e ingresos en la que nos encontramos a diferencia con el año anterior (Análisis PACE).

Nuestra misión es apoyar a los hoteleros de todo el mundo con una solución de planificación financiera específica para hoteleros en la planificación del Budgets y Forecasts. Más de 4.000 clientes de hoteles en todo el mundo ya utilizan FairPlanner.

Fairmas tiene en cuenta los estándares específicos de la industria hotelera y también ofrece más de 65 interfaces con otros sistemas para una fácil integración. Y es un componente valioso en procesos de planificación y control para más de 11.000 usuarios en todo el mundo.

 

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086