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La primera máquina de fichar, cómo ha evolucionado hasta la actualidad

A finales del siglo XIX un relojero de Nueva York, Willard Le Grand Bundy, inventó la primera máquina de fichar. Se trataba de un gran reloj mecánico bastante pesado donde cada trabajador disponía de una llave única para marcar los registros de entrada y salida de su puesto laboral. Desde aquel día han aparecido miles de variaciones de aquella primera máquina según las necesidades de la sociedad y los avances tecnológicos de cada época.

En la actualidad, a pesar de que todavía muchas empresas utilizan plantillas donde los empleados deben firmar personalmente sus registros, podemos encontrarnos multitud de opciones en el mercado, que pasan desde complejos aparatos de última tecnología y de gran coste, a aplicaciones con las que nos podemos conectar desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, como es el caso de Nominapress.

¿Cuál es el mejor sistema de fichaje para registrar las horas de trabajo?

Debido a la gran variedad de opciones de registro del tiempo de los empleados nos encontramos, por un lado, a los empresarios que se cuestionan porqué es necesario cambiar su antiguo método de fichaje y, por otro lado, los que ya han decidido dar el paso hacia la digitalización y están dispuestos a modernizar su compañía y se preguntan qué tipo de máquina o software es el más adecuado para registrar las horas de trabajo.

El fraude en los sistemas de fichaje se ha convertido en una de las grandes preocupaciones de los empresarios.

Hay muchas razones para buscar una alternativa más moderna a los antiguos sistemas de fichaje, pero la que más preocupa actualmente a los empresarios es el fraude por parte de sus trabajadores en el registro de su horario laboral. Por ello, aquellas empresas que están dispuestas a invertir una gran cantidad de dinero, han apostado por sistemas biométricos basados en tecnologías de reconocimiento facial, escaneo de huellas dactilares o detección de iris o retina.

A pesar de que este modelo es bastante sencillo tanto de configurar como de utilizar, es una tecnología que no se adapta a todos los tipos de trabajo. Por ejemplo, entre los empleados de un hotel es muy frecuente que cuando realizan el fichaje a través del escaneo de huellas dactilares no se den cuenta y pasen el dedo dos veces; lo que conlleva a que cuando fichan para entrar a su turno en realidad realizan la salida y viceversa.

Otra de las razones por la que es necesario cambiar el antiguo modelo de fichaje son los trabajadores móviles, es decir, aquellos que tienen más de un lugar de trabajo. En este caso es imposible instalar sistemas biométricos en cada ubicación en la que se encuentra el trabajador, ya que sería muy costoso y, en definitiva, todas las localizaciones deberían contar con uno. Un empleado de mantenimiento de cualquier hotel muchas veces empieza su jornada laboral realizando compras en una tienda, pero no es hasta que llega al hotel cuando puede fichar, ya que no dispone de un sistema de fichaje portátil. Por lo que esta persona en realidad está realizando más horas de las que registra su turno de trabajo y no se le compensa por ello.

Una posible solución para este tipo de trabajadores son las aplicaciones GPS para geolocalizar, pero no es un sistema perfecto, ya que existe la posibilidad de que la señal GPS no sea la más adecuada y, por tanto, no permita realizar el fichaje.

El nuevo software de control horario

Aunque hemos visto todos estos sistemas en los que o bien es necesario una gran inversión en nuevas tecnologías, o bien están algo anticuados con respecto a las nuevas opciones que disponemos en el mercado, no nos podemos olvidar de las nuevas aplicaciones de las que hablábamos al principio, donde los trabajadores pueden fichar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Un ejemplo muy claro son todos aquellos trabajadores que disponen de un móvil de trabajo para realizar todas sus gestiones sin tener que utilizar el suyo personal. A través de este dispositivo los empleados serían capaces de realizar tanto las entradas y salidas del puesto de trabajo sin tener que estar presencialmente en la empresa.

Una aplicación de bajo coste con la fiabilidad de comprobar la identidad del empleado.

Por ello, desde Nominapress hemos optado por este tipo de sistema, desarrollando una aplicación digital, moderna, adaptada a las modificaciones legales del RDL de 8 de marzo de 2019, sin necesidad de una gran inversión y con la fiabilidad de poder comprobar la identidad del empleado que ficha sin instalación de hardware o dispositivo de reconocimiento biométrico específico.

Se trata de una aplicación Progressive Web App (PWA) capaz de funcionar en cualquier sistema operativo (Android, iOS, Windows, etc.) y desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet u ordenador) siempre y cuando esté autorizado por la empresa. Además, desde la aplicación el usuario no solo podrá registrar su horario laboral, sino que también tendrá la posibilidad de gestionar las vacaciones, ausencias, festivos y retrasos entre otras muchas cosas.

¿Qué ha pasado con Willard Le Grand Bundy?

Después de ver todos los avances que ha habido desde esa primera máquina de fichar hasta la actualidad no nos podemos olvidar de Willard Bundy, ¿qué pasó con su compañía y ese primer reloj de fichaje? Bueno, su legado todavía sigue vivo. La empresa de Bundy fue adquirida por CTR (Computing Tabulating Recording Company) que con los años pasó a convertirse en la actual IBM.

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Thinktur celebra un encuentro para abordar los retos de la digitalización en las pymes hoteleras

10 de julio de 2019.- Celebrado el pasado 4 de julio y bajo el paraguas de la Plataforma Tecnológica del Turismo – Thinktur, al encuentro asistieron representantes del sector hotelero para poner en común los retos, oportunidades, motivaciones y barreras que se encuentran pequeños y medianos hoteles en cuanto la digitalización de su negocio.

Al encuentro acudieron Elena González, Deputy Manager de VP Hoteles, José Luis Alonso, Director General de Aparto-Suites Muralto, Guillermo Marsal, Director de Innovación de Hotelatelier by Petit Palace, Patricia Otero, Directora de Transformación, Innovación y Excelencia de Ilunion Hotels, Juan Manuel Merino, Jefe de Revenue Management de Paradores, Daniel Marín, Director de operaciones de SHR Global, Jesús Gatell, Vicepresidente de ITH y Álvaro Carrillo de Albornoz, Director General de ITH y Thinktur.

En el encuentro, se puso en común los sistemas y herramientas que usan los establecimientos en su operativa diaria, dividiéndose en: gestión operacional (herramientas como PMS, CRS, RMS, CRM, ERP, Channel Manager, soluciones de business intelligence y analítica son las más usadas en este campo); soluciones de eficiencia energética (gestión de residuos, sistemas de purificación del agua, BMS – Building Management Sysmtes y herramientas de ahorro energético fueron las más comentadas);  marketing y comunicaciones (como por ejemplo Wifi, cloud computing, apps de comunicación, redes sociales y ORMS); y gestión administrativa (facturación digital, sistemas de pago online, y control de la jornada laboral, entre otros).

Tras la puesta en común de estas soluciones, se detectaron que las ventajas y motivaciones que llevan a los establecimientos a transformar su negocio reside en la mejora de procesos y gestión operativa, la disposición de tener redes e infraestructuras rápidas, la posibilidad de interconexión entre distintas herramientas que facilitan el acceso a datos e información en tiempo real de los diferentes canales de comunicación, permitiendo un mayor conocimiento del cliente a través de la interpretación de estos datos. La posibilidad de reducir el error humano y la gestión del personal, así como la optimización de los ingresos del negocio, fueron otras de las ventajas que se trataron.

Por otro lado, fueron diversas las dificultades y barreras que se encuentra el sector a la hora de abordar la transformación digital, entre las que caben destacar:

  • La falta de recursos económicos y humanos para hacer frente a los costes de implantación de nuevos sistemas.
  • La necesidad de formación específica de los empleados en nuevas tecnologías.
  • La reticencia al uso de nuevas herramientas y cambios de sistemas por parte del personal.
  • Los recursos requeridos para disponer de una buena capacidad de interpretación y análisis de todos los datos generados por la actividad.
  • La compleja integración y conexión de sistemas, así como la migración a nuevos sistemas.
  • La falta de personalización de herramientas y soluciones adaptadas a las necesidades de cada establecimiento.
  • El grado de aprovechamiento de la tecnología para mejorar el posicionamiento online, así como la creación de contenido adecuado de cara las redes sociales.

Por tanto, para afrontar los retos de la digitalización en pequeñas y medianas empresas hoteleras, el sector debe: implicar a las personas y su formación continua para posibilitar el  cambio tecnológico en el sector, apostar por herramientas y soluciones capaces de constituir un ecosistema interconectado que contribuya a mejorar la operativa y rentabilidad del negocio; ser capaces de sacar más valor a los datos generados por el negocio para conocer más al cliente y poder fidelizarlo; contar con la colaboración de otras empresas y entidades para generar valor y riqueza en los destinos; involucrar al personal y al huésped en todas las acciones que promuevan la sostenibilidad; así como contar con el apoyo de la administración pública para fomentar la digitalización en pequeños y medianos establecimientos.

Para aumentar la valoración de tu hotel, digitaliza los procesos internos

Mejora la valoración de tu hotel

¿Has pensado en cómo aumentar la valoración de tu hotel? Podrías conseguir mejorar la puntuación digitalizando los procesos internos. ¿Has pensado en cómo incrementar los beneficios reduciendo costes en las tareas diarias que realiza tu staff? En Iristrace somos expertos en la reducción de costes y en hacerle más fácil el trabajo a tu equipo. Sabemos que la implicación de los trabajadores es clave para el buen funcionamiento de cualquier compañía.

Recibe información en tiempo real

Obtener información detallada del día a día y recibirla en tiempo real es otro de los puntos clave. Esta es una gran ventaja que permite, además, agilizar la toma decisiones. Actualmente, es posible utilizar herramientas inteligentes que permitan recoger información al instante y realicen informes automáticos, siendo además fáciles y cómodas de usar para el staff. Iristrace es una de esas herramientas. Una aplicación que optimiza la forma en la que los datos son recogidos.

Descarga informes con un clic

Gracias a la rápida introducción de datos a través del dispositivo móvil, la información siempre estará disponible en tiempo real y tendrás la opción de descargar los informes con un clic. Deja a un lado herramientas como el papel, el lápiz o la cámara de fotos. Olvídate de las inspecciones visuales tomando nota, de pasar todos los datos a un excel y de tenerlo todo almacenado en carpetas y archivos físicos, los cuales son luego imposibles de analizar en conjunto.

Respóndeme a la siguiente pregunta: ¿cuántas horas se invierten en pasar los registros del papel al ordenador en un hotel? A esto se le une, además, que posteriormente hay que analizar los datos recogidos y reflejar los resultados en un informe. Y no olvidemos que muchas veces esos datos llegan tarde, con errores o tergiversados.

Ahorra tiempo y dinero, y gana en calidad

Si comparas tu manera actual de recoger datos (utilizando papel y lápiz) con hacerlo utilizando una herramienta móvil como Iristrace, comprobarás el ahorro de tiempo y dinero desde el primer momentoNH Hotels, Sercotel Hotels, Magic Costa Blanca, Hoteles Vincci o Ilunion Hotels son algunas de las cadenas hoteleras que ya utilizan nuestra herramienta, tanto en la versión móvil como en la web, para su trabajo diario.

Sonia Aguado, adjunta a a dirección general de operaciones en Sercotel Hotels, dice lo siguiente respecto al ahorro de horas de trabajo: <<Hemos pasado de invertir más de un día completo realizando el informe de cada hotel, a descargar un informe en pdf de manera automática>>. Por su parte, Patricia Capel, Corporate Quality Manager en NH Hotels, se refiere así al aumento de la calidad con nuestra app: <<Las unidades de negocio que más han aumentado en calidad son las que utilizan Iristrace más activamente>>.

Y tú, ¿aún sigues utilizando lápiz y papel para rellenar formularios e inspecciones? Las herramientas del pasado sólo te darán resultados del pasado.

 

CONTACTO

Iristrace

César Mariel – CEO & Founder

hoteles@iristrace.com

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