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Analíticas fiables con la estandarización del Business Intelligence hotelero

La digitalización de la industria hotelera ha permitido mejorar la gestión del rendimiento de sus negocios y debido a sus características específicas, el sector hotelero ha desarrollado sus propios estándares de medición para determinar el éxito de cada uno de ellos. Para determinar su éxito, para los hoteleros es imprescindible contar con herramientas de medición que permitan evaluar y comparar sus diferentes indicadores de rendimiento.

Escoger una herramienta de Business Inteligence adecuada es una iniciativa de negocio tanto táctica como estratégica.

El gran desafío al que se enfrenta el hotelero es la obtención de diferentes resultados e informes, pero la buena práctica, es, en una primera fase de investigación la de observar y conocer las oportunidades propio negocio en un entorno comercial cambiante, y que, con los resultados obtenidos, en un segundo paso, debe estandarizar para alcanzar a largo plazo las condiciones óptimas de los mismos con el fin de ser competitivos.

Uno de los handicaps a los que se enfrentan los hoteleros es el consenso en las herramientas que utilizan ya que cada responsable de cada departamento cuenta con unas necesidades específicas.

Las organizaciones con visión de futuro estandarizan sus indicadores de rendimiento, procesos de análisis y reporting con soluciones BI como las de Fairmas para reducir la complejidad de análisis de éstos. Este tipo de herramientas deben ser flexibles y deben ofrecer un entorno BI donde se puedan unir varios silos de datos de diferentes departamentos (reservas, recepción, administración, recursos humanos, departamento financiero) en una infraestructura BI común con información extraída de las fuentes de datos de los diferentes sistemas de cada hotel.

Fairmas GmbH, Berlin 2021

Imagen 1: estandarización de KPIs de diferentes departamentos

 

La ventaja de la estandarización es la garantía de un determinado estándar de calidad. Contar con datos precisos, exime de realizar una lectura instintiva. Un Corporate Performace Management Software, traduce los datos de forma simple y es ahí donde fluyen todos los datos a un mismo centro BI.

La aplicación de procesos uniformes mejora la gestión del rendimiento para toda la organización. Además, beneficia al equipo TI, al simplificar el soporte, la formación y el mantenimiento de la estructura BI. Con las soluciones BI de Fairmas, no se requiere de inversión en desarrollo. El proceso de estandarización es aplicable e implementable a todo tipo de hoteles, pequeños, medianos, grupos o cadenas hoteleras.

El estándar hotelero y sus beneficios: USALI

USALI es uno de los estándares de medición y reporte de productividad de la industria hotelero creado en los años 20 por la Asociación Hotelera de Nueva York y adquirida por la organización de profesionales tecnológicos y financieros de la industria hotelera HFTP.

Este reporte de la cuenta de resultados de pérdida y ganancias se basa en un estándar de Plan de Cuentas contables que se puede adaptar a cualquier negocio hotelero permitiendo simplificar y consolidar las cifras de todos los departamentos involucrados.

Gracias a la fácil navegación en el menú de FairPlanner, los usuarios pueden determinar muy fácilmente qué datos quieren ver y cómo quieren que se muestren. Bien sea agrupados por clústers, para los responsable regionales o combinados y para diferentes niveles de hoteles independientes.

La automatización de las fuentes de datos a través de interfaces en las soluciones BI de Fairmas, marca la dirección correcta. Este sistema de control de asignación de datos se adapta individualmente a cada empresa hotelera presentando un cuadro de mando con los KPIs más relevantes, correspondientes al tipo de organización, estructura y con resultados basados en ratios específicos para cada KPI.

Fairmas GmbH, Berlin 2021

Imagen 2: Cuadro de mando BI de Fairmas

 

Además, la vista de este cuadro de mando es posible para todos los departamentos.

La solución BI de FairPlanner combina las ventajas de una plataforma de planificación financiera y gestión de ingresos, un set de reportes integrado flexibles basados en los estándares de la industria hotelera y un cuadro de mando que proporciona información actualizada sobre el éxito del hotel a diario, in situ y con datos reales.

El coste de extraer cifras, datos y ratios (KPIs) que sean claros y comprensibles está determinado bajo los estándares de la industria hotelera. La ocupación, ADR y RevPar se encuentran entre los indicadores de rendimiento más conocidos. Sin embargo, estos tres valores apenas son suficientes para hacer la mejor planificación financiera.

FairPlanner proporciona informes y análisis para cada segmento de hotel, para períodos de tiempo libremente seleccionables y un análisis de tendencia de reservas relevante en la vida diaria en un hotel. Además, existe la opción de consolidación las cifras a nivel de grupo, ya sea por separado, por región o clúster. Los mismos datos se compilan y preparan de manera diferente.

Las soluciones BI Fairmas están compuestas por diferentes módulos que permiten analizar los KPIs más relevantes de cada departamento de hotel para una gestión corporativa más eficiente y una visión a 360 °. Incluyendo reservas On the Books del PMS, apuntes contables del ERP, revisión de facturas del DMS, costes salariales, precios de competidores recopilados por Rate Shoppers.

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086

«Best Case & Worst Case scenarios»: escenarios financieros para planificar la nueva normalidad – Parte 2

Las soluciones BI de Fairmas en Planificación Financiera y gestión de costes e ingresos, permiten plantear y calcular automáticamente diferentes situaciones financieras para adaptarse con rapidez a cambios de factores directos por el Coronavirus u otros factores que nos podamos influir.

Todavía a estas fechas, hay hoteles que se preguntan si reabrir en el verano. Tienen una ligera idea de cuáles van a ser sus cifras de ocupación; algunos, sin embargo, han arriesgado la Semana Santa y han probado a abrir. Otros hoteleros están pasando por su mejor momento siendo propiedades en destinos de montaña.

Nos encontramos con diferentes perfiles y situaciones que sin embargo cuentan con un denominador común. Nada de lo que ha ocurrido ha sido hasta ahora previsible o al menos se ha acercado a una tendencia de años pasados.

La industria hotelera ha viajado los últimos meses sin brújula. Pero, aunque suene a tópico, se debe planificar aun cuando creamos que los datos pasados no sean útiles; al menos, éstos, nos van a servir como referencia.

Las ventajas de calcular automáticamente cálculos hipotéticos

Con los escenarios hipotéticos What-If, Directores de Hotel y responsables departamentales pueden sacar diferentes conclusiones ante diferentes escenarios que se acerquen más o menos a la realidad o muy probablemente o poco probable vayan a ocurrir.

Antes de la pandemia, estos escenarios se utilizaban para comparar el impacto que podría suponer a la cuenta de resultados de un hotel, un cambio interno por decisiones internas. Por ejemplo: la reforma de habitaciones, organización de eventos o renovación de vajilla en los 5 restaurantes.

Pequeños cambios que suponían una presupuestación necesaria.

Pero ante la incertidumbre del Coronavirus, se necesita una mayor transparencia para identificar cuáles son las oportunidades de un negocio en un futuro próximo o lejano. Se deben tomar decisiones de mayor peso o más cruciales que no son tan fáciles de tomar porque van a impactar en la gestión y rendimiento de un hotel de forma más agresiva.

La buena práctica: Best & Worst Case Scenarios

Primero, un análisis de los costes en los departamentos operativos y no operativos, nos ayudarán a observar al detalle, desde la parte contable y centro de costes, cuál es el mínimo impacto que pueda afectar a la cuenta de resultados. David Lund, experto en coaching financiero anota que “Every line has an owner”. Cada ajuste en cada uno de los costes de un departamento y la involucración de cada empleado en la planificación financiera es sumamente relevante.  Y esto, FairPlanner, permite ponerlo en práctica ya que las soluciones BI de Fairmas, son una plataforma colaborativa, con acceso de usuarios ilimitado donde todos pueden formar parte del proceso presupuestario.

En la imagen 1 se observan los diferentes escenarios los que se pueden realizar ajustes en los escenarios What-If denominados en este ejemplo: Worst-Best Case; aunque también podrían denominarse, “versión” del último Forecast.

 

 

 

Imagen 1:  Escenarios What-If en FairPlanner

Teniendo en cuenta todos los KPIs, la función What-if les ayuda a crear diferentes escenarios para tomar la decisión más acertada basada en principios económicos fundamentales y sobre todo con datos de calidad extraídos de fuentes de datos automatizadas.

Cada escenario es comparable entre ellos y con los costes del sistema contable reales y de años pasados así como ventas de reservas previstas reales y en años pasados. Esto permite analizar el impacto de diferentes estrategias de ventas que conlleven a una mayor rentabilidad. Por ejemplo, el escenario con el margen más alto de beneficio o “Best-Case”, definirá cuál es el número de habitaciones a la venta y la tarifa correspondiente de venta en el mejor de los casos.

Finalmente, para adaptarnos a la situación que nos encontramos ante una nueva normalidad, crear escenarios hipotéticos What-if es el método más adecuado en planificación financiera, que asegura a los directivos hoteleros a medir su mayor rentabilidad y ventaja competitiva frente a otros, a medio y largo plazo.

Ante estas situaciones inesperadas, es necesario escoger un software de planificación financiera adecuado que contenga la función What-if, como puede ser FairPlanner donde más de 4.000 hoteleros ya trabajan con esta herramienta de planificación de costes e ingresos.

Crear el presupuesto de 2021 es imprescindible

El año 2020 finalizó para muchos hoteleros con una gran pregunta, ¿voy a necesitar crear un presupuesto para 2021? O, ¿Cómo voy a crear un presupuesto si no tengo datos cercanos o basados en la realidad en la que me encuentro con los que basarme?

Desde Fairmas, la respuesta a la primera pregunta es un sí rotundo, es imprescindible crear un presupuesto, que nos sirva de guía.

 

Contacto: Fairmas
Carla Richart Ribes

Business Development Manager España
carla.richart@fairmas.com
Tel.: +34 611 616 086