PMS o Property Management System es una aplicación informática que integra una amplia variedad de funciones en un establecimiento hotelero; está diseñado para facilitar la gestión interna diaria del hotel, ya que permite manejar de forma sencilla información de todas las áreas operativas; y se caracteriza por su capacidad para ser configurado en función de las necesidades de cada hotel, a partir de módulos o extensiones que amplían las utilidades del PMS. Los más conocidos y extendidos en el sector son Ópera de MICROS Fidelio, FrontHotel de ICG Software, y RuralGest, entre otros.

Para Martínez “un buen PMS debe cumplir con otras condiciones, como ofrecer un sistema que simplifique, agilice y reduzca el tiempo dedicado al proceso de reservas, facturación y al front desk; y contar con la capacidad de admitir extensiones para Revenue Management, que permitan gestionar tarifas en función de variables como la ocupación y la demanda en ciertos canales de distribución”.

El PMS es, por tanto el cerebro que controla todo el hotel, y que lo comunica no sólo con sus proveedores y clientes, sino también con aplicaciones externas como los motores de reservas, Channel Managers, o incluso con aplicaciones propias o plataformas externas para recibir reservas online y hacer campañas de marketing en redes 2.0; y es además, la base fundamental para una correcta toma de decisiones estratégicas en el hotel. La elección de la mejor herramienta de gestión interna para hoteles de pequeñas y medianas dimensiones es el objetivo central de un proyecto piloto que ITH pondrá en marcha en los próximos meses, y que impulsará la incorporación de este tipo de software, desarrollado por MICROS Fidelio, en las pymes hoteleras españolas.

PMSs para pymes: ¿qué requisitos debe cumplir?
Un buen software de gestión hotelera, especialmente en el caso de las pymes, debe ser un programa de fácil uso y adopción, pero que puedan adaptarse a la evolución del negocio sin mayores dificultades.

Para César Díez Rivera, director general de MICROS Fidelio, mayor proveedor tecnológico para el sector hotelero a nivel mundial, “las soluciones informáticas para hoteles deben poder modularse a las necesidades reales de cada empresa; y las pymes hoteleras deben buscar una integración absoluta entre el front hotelero y el front restauración, con compras, almacén, back office, y Channel Manager (central de reservas), etc. a través de un software integrado y manejable desde un solo punto, que requiera de pocos recursos”, requisitos que cumplen sus productos, escalables para pequeñas y medianas empresas, como Opera Xpress, Opera Lite o Suite8, con Micros Channel, y E7Pos.

Pero la integración debe dar un paso más allá, y el PMS debe ser compatible con otros programas informáticos, propios y de terceros. “Siempre hemos mantenido una política de doble vía, por un lado ofrecemos una tecnología  propia para cubrir las necesidades del hotel y por otro mantenemos integraciones con los líderes de mercado por cada una de las diferentes vías de entrada de negocio”, añade Díez Rivera. El director general de MICROS Fidelio también hace hincapié en la importancia de que "el hotel cuente con la seguridad de que está ofreciendo en cada momento el precio necesario de su producto en todos los canales de venta, y que tenga la certeza de que el proceso para revisar oferta y precios es rápido y sencillo, gracias a la capacidad de integración y automatización entre su PMS y el resto de programas de gestión interna del hotel”.

La sencillez es la clave. Por ejemplo, Opera Xpress y Opera Lite o Suite8 de MICROS Fidelio no sólo permite acceder a toda la información relevante para la gestión hotelera (reservas, recepción, caja, habitaciones y pisos entre otros) través de una interfaz clara, en una única pantalla, sino que además, permite crear, buscar y actualizar perfiles individuales, de cuentas de empresa, de agencias de viajes y de turoperadores; e incluir datos demográficos y de contacto. “De esta forma, -apunta director general de MICROS Fidelio, las preferencias del cliente estará visibles durante el proceso de venta, lo que  supone gozar de funcionalidades para la venta cruzada que permiten incluir paquetes promocionales”, de gran valor añadido para lanzar campañas promocionales en canales online, por ejemplo.

Una de las ventajas de los PMSs de MICROS Fidelio respecto a sistemas similares es que permite conectarse a canales de distribución online a nivel mundial, pero centralizando el proceso en un inventario único, gestionado a través de una misma pantalla dentro del PMS. “Hemos invertido fuertes sumas en I+D para integrar nuestros PMSs con todas los jugadores lideres en lo que a representación en OTA´s y GDS´s se refiere, lo que permite al hotel gestionar su venta on-line con herramientas propias de Micros Fidelio (Mylink y Opera Web Services como motores de reservas) o con integraciones bidireccionales con las plataformas lideres en la industria (Channel Managers como EZYield, Rate Tiger o Travelclick) o GDSs como Synexis, Trust, Travelcick “.

Otro aspecto fundamental que una empresa hotelera de pequeñas o medianas dimensiones debe tener en cuenta es el servicio de mantenimiento que, según Díez Rivera “tiene que ser 24 horas y 365 días al año”, porque un problema técnico puede complicar la gestión de todo el hotel. Además, el PMS debe incorporar actualizaciones que permitan activar funcionalidades extras que el hotelero active a discreción en función de sus necesidades, de las licencias adquiridas y de las funciones seleccionadas.

En resumen, los sistemas de gestión hotelera o PMSs son grandes aliados para la gestión hotelera, y son el cerebro que controla todo lo que sucede en un hotel; sin embargo, deben ser aplicaciones fácilmente integrables con el resto de software del hotel como las centrales de reserva (CRS), el software de gestión de clientes (CRM), y los sistemas de check-in y check-out, para que puedan compartir información entre ellas de forma totalmente automatizada, y aportar, así, valor al negocio.