Como ya se informó hace apenas una semana, el proyecto DocAssistant, que están desarrollando conjuntamente el Instituto Tecnológico Hotelero y Artiem Fresh People Hotels, ya ha tomado forma y está actualmente en uso en los hoteles de esta reconocida e innovadora cadena hotelera. La herramienta DocAssistant tiene como objetivo mecanizar la información generada por otros sistemas (reservas, booking possition, rooming lists, facturas, albaranes, cartas de pago, movimientos bancarios, etc.), para eliminar tareas mecánicas y destinar los recursos liberados gracias a la reducción del tiempo dedicado a los procesos de introducción de datos, que se invertirá en otras actividades que generen mayor valor añadido a estas tareas.

Dado que sus funcionalidades son muy amplias, los resultados obtenidos demuestran que la herramienta afecta directamente al éxito operativo de cuatro departamentos clave para la gestión hotelera: Reservas, Recepción, Administración y Compras. Las principales ventajas de la aplicación de DocAssistant son la maximización de la producción y optimización de procesos, el ahorro de costes, especialmente en material de oficina y fungible (tinta impresora, papel, etc.); y la reducción del impacto medioambientalm, supone un cambio de mentalidad hacia una gestión hotelera más eficiente.

DocAssitant es una metodología de trabajo, que hace a las tareas ubicuas, permite compartir la información on-line, fomenta el teletrabajo, dinamiza los procesos de trabajo y agiliza la toma de decisiones. Tras DocAssistant hay una filosofía de gestión más rápida, eficiente y lógica, menos burocrática y menos aparatosa, que sustenta esta herramienta que es capar de proporcionar información muy valiosa de forma fiable e instantánea. Por ejemplo:

1. Las gestiones de cobro se pueden hacer de forma continua e inmediata.

2. El booking de reservas está permanentemente actualizado así como las posiciones de venta para los próximos meses. Con esta información, actualizada al día, es posible promover ventas de forma muy dinámica.

3. La contabilidad está permanentemente cerrada; es decir, la cuenta de resultados se puede analizar a diario y el día posterior al final de cada mes, y hacer proyecciones a varios años, gracias a la capacidad de actualización de la herramienta. Maximización de la producción y optimización de procesos

A modo de resumen, el empleo de la herramienta supone un ahorro medio del 29,5% del tiempo de la jornada diaria del personal de los departamentos señalados. Esto permite disponer de estos recursos y destinarlos a otras funciones operativas, optimizando así la productividad de la plantilla del hotel.

Este sistema puede, también, derivar en un cambio de política contable, hacia un enfoque de contabilidad de costes, que permite analizar el coste por hora trabajada de cada uno de los proveedores del hotel y controlar su evolución en el tiempo. Si el hotel pertenece a una cadena, se pueden contrastar si existen diferencias de costes significativas entre los hoteles y el coste de los desplazamientos de los proveedores.

DocAssistant permite registrar todo tipo de detalles (número de horas y su coste, el material y su coste, etc), en función de las necesidades y los indicadores que cada departamento financiero quiera establecer. Este sistema permite recopilar datos que ofrecen un panorama global, que se pueden desagregar y contrastar por operaciones o procesos, en vez de por departamentos o centros productivos, lo que ofrece una perspectiva más transversal de las actividades productivas del hotel, sin dejar de cumplir con los requerimientos técnicos del Plan Contable Español. Ahorro de costes y ahorro en material de oficina y fungible.

Por otro lado, en cuanto a los resultados obtenidos, el tiempo que el personal invierte en realizar tareas que puede asumir la herramienta DocAssistant equivalen al 16,73% del total de costes en recursos humanos que la empresa dedica a estos cuatro departamentos. A nivel presupuestario, supone que el hotel puede dedicar el valor próximo a una persona y media (1,5), por ejemplo, un recepcionista o un oficial administrativo de 1ª, a tareas cualificadas de otra naturaleza, gracias al tiempo ahorrado con el uso de DocAssistant. Considerando el ratio ahorro coste personal/habitación vendida, los resultados son igualmente muy satisfactorios: se reduce 1,50€ por habitación vendida.

La herramienta, a nivel operativo, implica mejorar y agilizar significativamente ciertos procedimientos respecto a un modelo tradicional, lo que permite prescindir de actividades que pasan a ser supletorias y que, por tanto, no resultan imprescindibles para el hotel. Algunas de estas actividades, como la manipulación de documentos, imprimir, mecanizar, archivar, etc., se traducen en costes de oportunidad, producto del tiempo perdido y de los retrasos en la disponibilidad de los datos. De esta forma, DocAssistant permite aumentar la productividad e invertir el tiempo ahorrado a actividades que generan valor, como vender, atender al cliente, o disponer de información al momento para poder gestionarla rápida y eficazmente, lo que contribuye al aumento de la competitividad, una de las prioridades y requerimientos esenciales, que se enmarcan en las actuaciones y proyectos prioritarios para la Agrupación de Empresas Innovadoras (AEIs) del sector turismo y de la propia filosofía en el ITH.

Reducción del impacto medioambiental. De igual modo, DocAssistant contribuye de forma directa con el desarrollo productivo sostenible de los hoteles, gracias a que reduce, de forma muy marcada, la necesidad de emplear papel para imprimir documentos, como por ejemplo reservas, facturas, albaranes u otros, lo que minimiza el impacto medioambiental de la actividad productiva en los establecimientos turísticos.

DocAssistant tiene también efectos muy positivos en tres pilares básicos de la gestión ordinaria en hoteles: optimiza los procesos operativos, mejora clima laboral, y reduce el impacto medioambiental de sus actividades de negocio. El uso de DocAssistant genera unos beneficios directamente ligados a la disponibilidad de información fiable de forma inmediata. La gestión en hoteles cambia radicalmente, se suprimen tareas de tipo mecánico y se maximizan y mejoran la productividad del personal y su nivel de satisfacción. ---------------------------------------------------------------------------------------

DocAssistant es un proyecto de innovación centrado en el área operativa de los hoteles, diseñado y ejecutado por el Instituto Tecnológico Hotelero (ITH), centro de innovación hotelera y turística, y su socio Artiem Fresh People Hotels que, para su desarrollo, cuenta con la subvención del Instituto de Turismo de España (TURESPAÑA) para promover la realización de proyectos específicos y en régimen de consorcio formado por agrupaciones empresariales innovadoras del sector turístico, a través de un programa gestionado por Segittur.