Los 6 pilares de la tecnología en gestión hotelera

La tecnología en el sector turístico, al igual que en el resto de las ramas de la economía, está sometida a cambios constantes que inciden directamente en la productividad del negocio hotelero. En la actualidad los cambios son cada vez más profundos y la velocidad de la evolución tecnológica aumenta de manera exponencial.

La resistencia natural al cambio es más patente en este campo debido a la necesidad de estar permanentemente actualizado, o contar con la ayuda suficiente para mantenernos al día de los avances y posibilidades que nos ofrece la tecnología. Sin embargo, aprovechar las ventajas tecnológicas nos permitirá ganar mucha distancia al resto de los competidores y mejorar la eficiencia de nuestros negocios.

Esto se pone de manifiesto en el Informe ePyme 2013, que demuestra que el sector turístico es un sector líder en el uso de las tecnologías. En ese estudio el 77% de las empresas turísticas españolas usan Internet para obtener información del mercado, de la competencia y de los turistas. De esta forma se intenta, entre otros fines, recuperar terreno perdido ante las OTAs.

La experiencia nos ha demostrado que la apuesta por la tecnología es un factor estratégico, tanto desde el punto de vista general de empresa, como en el particular del sector hotelero. En este sentido, es fundamental que los hoteles se acerquen a la tecnología, pero no de forma abstracta, sino, y sobre todo, en función de las particularidades de cada establecimiento.

La implantación de tecnología en un hotel debe estar cuidadosamente sistematizada, y responder a varios niveles en los que la organización aproveche al máximo cada herramienta. Con este objetivo, los hoteles deben plantearse seis áreas básicas sobre las que trabajar para sacar el máximo potencial a la tecnología.

Estos seis pilares básicos son:

• Completa integralidad de todos los procesos. Todos los elementos del sistema deben estar conectados entre sí, es decir, el hotel debe estar conectado con el mercado, a través de sistemas de distribución online (en permanente actualización), a su vez integrados con el correspondiente módulo de gestión de reservas en la recepción del hotel (PMS), e integrado con la gestión comercial (CRM).

Desde el punto de vista de la percepción del cliente, un servicio como hacer una reserva, e incluso el check-in en el hotel desde un smartphone durante el viaje, o recibir información del hotel como dónde aparcar aportan un valor añadido cada vez más valorado, que los alojamientos deben prepararse para proporcionar a sus huéspedes.

Para que la integración de los sistemas de gestión sea total y tenga un impacto real en el negocio, debe contar con la automatización completa que permita que el sistema contable obtenga los informes necesarios para el control de la gestión (USALI), así como para realizar los análisis desde las distintas perspectivas de la gestión. Se trata de eliminar la introducción manual de datos y optar por un proceso único, que evite que se registren datos en el sistema que previamente se hubieran introducido. Todo ello redunda en la fiabilidad y accesibilidad de la información, lo que, a la vez supone ahorrar en tiempo de trabajo y evitar revisiones y correcciones reiterativas.

• Adecuado dimensionamiento. Cada hotel tiene unas necesidades propias, distintas de las de otros establecimientos y, por consiguiente, deben funcionar con una estructura óptima. Tan malo es el defecto de tecnología como el exceso. Por un lado, renunciar a sus ventajas nos dejará fuera de juego en nuestras relaciones empresariales, nos privará de visión en el mercado, ralentizará los procesos y reducirá la capacidad de análisis y toma de decisiones.

Por otro lado, embarcarnos en una estructura tecnológica excesivamente compleja y costosa ralentizará nuestros movimientos y desgastará energía innecesaria en áreas que no constituyen el verdadero núcleo del negocio (core business) que es la gestión del alojamiento. Por esta razón, rodearse de profesionales expertos en este tema es la opción más recomendable, ya que supone alcanzar la estructura óptima y el correcto funcionamiento de los sistemas tecnológicos, lo que se traduce en ahorro de costes y en mayor eficacia y productividad.

 

• Escalable y replicable. El modelo tecnológico ha de contar con la flexibilidad suficiente como para que se pueda adaptar a los desarrollos del negocio sin esfuerzo. Así, un crecimiento de la actividad, apertura de nueva líneas de negocio, inclusión en nuevos campos de acción, apertura de nuevos establecimientos, etcétera, son circunstancias que debe prever y poder atender la tecnología que utilicemos. Según un estudio publicado en Silicon Angle, sobre las 20 estadísticas que todo Director de Sistemas debe conocer, el 82% de las empresas reconocieron ahorro de costes tras pasar al modelo cloud, que precisamente se caracteriza por su escalabilidad y flexibilidad, dos circunstancias asociadas al negocio hotelero.

 

• Fácilmente actualizable. Otro factor importante es que nuestra estructura, tanto el hardware como el software, puedan ser actualizados con facilidad, adaptándose a la evolución del entorno tecnológico. Esto se traduce en implantar actualizaciones de versiones, aplicar nuevas utilidades, huir de la obsolescencia, disponer de mejores velocidades e incrementar las medidas de seguridad; procesos que tienen que ser ágiles y nunca traumáticos para el hotel.

 

• Seguridad de los datos. Con independencia del nivel tecnológico que tenga el hotel, un factor que requiere de la máxima atención es la seguridad de la información. Por un lado desde el básico cumplimiento de la ley, por ejemplo la LOPD o la ficha de policía. Pero por otro, y más importante aún, está relacionado con disponer de las protecciones suficientes que blinden los sistemas informáticos de fugas de información de la gestión hotelera, y que, al tiempo, impidan infecciones de malware, virus y demás intromisiones malintencionadas.

 

• Cloud computing (computación en nube). Las ventajas de trabajar en nube son cada vez más evidentes y su uso está cada vez más extendido entre los usuarios informáticos, y sobre todo, en empresas que requieren soluciones tecnológicas flexibles y adaptables, que se puedan redimensionar rápidamente y sin mayores dificultades técnicas. Soluciones como PROTEL (Serenissima), SIHOT, BIRD HOTEL (Engisoft), QUOHOTEL (Quonext) o CLOUD HOSPITALUTY (Prestige Software) ofrecen avanzados sistemas de trabajos basados en esta tecnología en nube. Nuestra experiencia nos muestra que los modelos cloud aportan muchos beneficios: apostar por la conversión de un modelo tradicional basado en la inmovilización económica con hadrware y software hacia un modelo SaaS (software como servicio), marcará la diferencia para muchas empresas, especialmente en el sector hotelero.

 En este sentido, el cloud implica que los hoteles deben ver en el software un servicio que aporta grandes ventajas en la cuenta de resultados del hotel y en la operativa diaria de los establecimientos. La posibilidad de pagar por uso (evitando sobredimensionamiento), no tener que estar pendiente de hacer copias de seguridad ni actualizaciones de programas, no tener que invertir en servidores y su mantenimiento, son algunas de las ventajas más evidentes.

 

La tecnología ofrece la oportunidad de mejorar el rendimiento y la productividad de los hoteles, y está al alcance de cualquier establecimiento siempre que sus gestores cuenten con el apoyo y el conocimiento de profesionales experimentados, que no sólo permitirán optimizar la inversión en tecnología, sino que proporcionarán las herramientas más adecuadas para la gestión, la toma de decisiones y la consecución de los objetivos de negocio.

 

Ramón Garayar

Consejero Delegado – GAT Gestión de Activos Turísticos

@ramongarayar1 – @GatGestion